Работникам с разъездным характером работы, организация обязана возмещать расходы, связанные со служебными поездками, в том числе дополнительные расходы на арену жилья вне места постоянного жительства, то есть суточные (ст.168.1 ТК РФ). Размер выплат вы вправе определить самостоятельно и закрепить свое решение в локальном нормативном акте, трудовом договоре с работником или в допсоглашении. Это может любая сумма, которую вы посчитаете справедливой. Но, такие выплаты будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ, если превысят лимит, введенный для таких суточных с 1 января 2024 года.
С 1 января 2024 года для суточных, выплачиваемых работникам с разъездным характером работы, установлен лимит (п. 1 ст. 217 НК РФ в редакции федерального закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ) в размере:
- не более 700 рублей за каждый день нахождения в пути на территории РФ;
- не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в пути за пределами РФ.
Если на основании локальных нормативных актов или трудовых договоров вы выплачиваете работникам суточных в пределах сумм, указанных выше, НДФЛ и страховые взносы платить не нужно.
С сумм, превышающих указанные размеры суточных, нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
В какой день удержать НДФЛ и начислять страховых взносы с суточных
Как сказано выше с суточных в пределах нормативов НДФЛ и страховые взносы платить не нужно.
С суточных сверх установленных в НК РФ нормативов НДФЛ удерживайте в день выплаты денег работнику, и этой же датой включайте их в базу для исчисления страховых взносов (то есть, в день начисления суточных работнику) (п. 1 ст. 424 НК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
По отношению к этим выплатам не применяется пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ, который регулируют выплату командировочных и устанавливает для суточных другую дату получения работником дохода — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Такая же позиция изложения в письмах Минфина России от 26.01.2024 № 03-04-06/6169, от 07.02.2024 № 03-04-06/10296.