На основании ч. 2 ст. 136 ТК РФ, с целью защиты права работника, работодатель обязан извещать каждого своего сотрудника о составных частях заработной платы в письменной форме с помощью расчётных листков.
Поскольку сроки и порядок выдачи законом не установлены, рассмотрим, как в 2024 году новые правила по НДФЛ повлияли на составление и выдачу расчетных листков.
В какой срок и как часто необходимо выдавать расчетные листки
Согласно ст.136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Поскольку заработная плата выплачивается не реже, 2 раза в месяц, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 17.09.2021г №ПГ/26944-6-1, достаточно выдавать один раз в месяц при выплате заработной в конце месяца. Почему именно в этот момент? В конце месяца уже конкретно рассчитаны и определены все составляющие зарплаты.
В случае увольнения работника, расчётный листок выдается сразу же, в день увольнения, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются, и за какой период. Так как на основании ч.1 ст.140 ТК РФ, при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести с ним окончательный расчёт в виде зарплаты и иных причитающихся сотруднику выплат именно в день увольнения.
Согласно Письму №5277-6-1 представлять листок сотруднику при выплате ему отпускных выплат не требуется, так как отпускные не относятся к заработной плате.
По поводу дня выдачи расчётного листка никакой конкретики нет. Именно поэтому работодатель выбирает его сам. Это может быть как непосредственно день выплаты зарплаты, так и день, предшествующий её получению.
Письмо Минфина РФ от 23.10.2018г №14-1/ООГ-8459 поясняет, что день выдачи листка не зависит от того, каким способом выдаётся зарплата: в кассе учреждения или через банковскую карту, так как в Трудовом кодексе говорится о самом факте выплаты зарплаты, влекущем обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются.
Каким работникам нужно выдавать расчетные листки
Расчетные листки выдают всем работникам и даже тем, кто в какой-то момент не работает, а обучается по направлению своего работодателя. Согласно ст.187 ТК РФ сотрудник все равно получит среднюю зарплату, соответственно рабочего необходимо уведомить расчетным листком. Это подтверждается письмом Минтруда от 31.03.2021г №14-1/ООГ-2485.
Кому расчетный листок можно не выдавать
В случае если начислений сотруднику за месяц не было, то и листок можно не выдавать. Расчётные листки не выдают сотрудникам, оформленным по договорам подряда, ГПХ, самозанятым, поскольку расчётный листок — это «привилегия» трудовых отношений.
Так же расчётные листки не выдают сотрудницам, которые находятся в декретном отпуске, поскольку пособие по беременности и родам им выплачивает не работодатель, а ФСС.
Кто и каким способом должен выдавать расчетные листки
На самом деле ТК РФ не установлено, кто в организации обязан выдавать расчётные листки сотрудникам. Зачастую это делают бухгалтеры или же начальники отделов и подразделений.
Важно помнить, что сведения о доходах сотрудников — это персональные данные и за их разглашение, без согласия работника, компания может получить штраф.
Во избежание распространения таких данных проще подписать соглашение о конфиденциальности с бухгалтером, руководителями отделов и всеми, кто получает доступ к персональным данным. Тогда, в случае их разглашения, удастся их наказать.
Итак, если с бухгалтером подписано данное соглашение о конфиденциальности, работодатель сможет его уволить за разглашение пересданных согласно подп.«г» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ.
ТК РФ не регламентирует порядок извещения работников о составных частях их заработной платы. Именно поэтому способы выдачи расчётных листков определяются самим работодателем и закрепляются во внутренних документах организации.
Расчетные листки вручают следующими способами:
- личное вручение;
- направление по электронной почте (Письмо Минтруда России от 21.02.2017г №14-1/ООГ-1560);
- направление с помощью мессенджеров (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 17.09.2021г №ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).
Конечно, передача расчетных листков по электронной почте или через мессенджер — достаточно современный, быстрый и экономичный способ информирования сотрудников о составе и сумме их заработной платы. Однако осуществлять передачу данных таким способом можно лишь только в том случае, если данные работника, содержащиеся в расчётном листке, специальным образом защищены.