Если ТМЦ приобретены специально для дарения сотрудникам, то счета, предназначенные для учета активов, применять не следует. А при передаче подарков необходимо начислить НДС.
Если ТМЦ приобретаются специально для дарения работникам, то их стоимость на счетах учета активов не отражается. То есть не нужно применять бухгалтерские счета 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары». Приобретенные ценности не предназначены для использования в производстве продукции или для продажи и не соответствуют условиям признания активов в бухучете.
Затраты на приобретение подарков на основании пункта 12 ПБУ 10/99 «Расходы организации» признаются в бухгалтерском учете в качестве прочих расходов. Их отражают по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».
При приобретении материальных ценностей, специально предназначенных для подарков сотрудникам, делают проводки:
Дебет 60 Кредит 51
— произведена оплата подарков;
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 60
— учтена стоимость подарков в составе прочих расходов.
Если же сотрудникам дарятся ценности, ранее учтенные на счетах учета активов, то их стоимость списывается в дебет счета 91, субсчет «Прочие расходы» с соответствующих счетов, на которых они числились:
Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 01 (10, 41, 43)
— учтена в расходах себестоимость подаренных ТМЦ.