Компания может в любой момент заключить гражданско-правовой договор с волонтером (добровольцем). Зарплату таким «работникам» не начисляют, а расходы на питание, проезд, проживание можно возместить.
Компания, которая работает с волонтерами по ГПД, возмещает им расходы в пределах лимита, установленного для суточных, персонифицированные сведения на них в ИФНС не подает.
На вопрос, когда компания обязана включить в отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» сведения на волонтеров, ФНС ответила в письме от 19 сентября 2023 г. № ЗГ-3-11/12095@.
Страховыми взносами облагаются все выплаты, начисляемые работникам в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.
По всем выплатам в пользу работников компании отчитываются ежемесячно. Каждый месяц, 25-го числа, в ИФНС сдается Отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах», где отражаются персональные данные работников и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц.
Одним из критериев, по которому решается вопрос, какие сведения о выплатах включать в отчет или нет, является их облагаемость страховыми взносами.
По п. 6 ст. 420 НК РФ выплаты добровольцам и волонтерам, проведенные на основании гражданско-правовых договоров на возмещение им расходов не облагаются страховыми взносами в размере, не превышающем суточные, предусмотренные п. 1 ст. 217 НК РФ:
¾ до 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
¾ до 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Таким образом, если ваша компания на основании гражданско-правовых договоров с добровольцами возмещает им расходы в размере, не превышающем суточные, в отчет по перссведениям, эти данные включать не нужно.
Если вы выплатили суммы, превышающие установленные лимиты:
- с сумм превышения нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы,
- суммы превышения нужно включить в Персонифицированный отчет о физических лицах.
Кого включать в отчет
Нужно ли включать руководителей, которым не выплачивается зарплата?
Мобилизованные работники в отчете
Когда в отчет нужно включить самозанятых
Каких иностранных работников нужно включить в отчет
Уволенные и вновь принятые работники в персотчете
Персонифицированные сведения на волонтера