Если фирма переезжает в другой офис, без расходов не обойтись. Это и транспорт, и грузчики, и оплата сотрудникам за сверхурочную работу, и другие расходы. Как учитывать расходы, связанные с переездом, в налоговой базе по прибыли?
Правила для учета расходов
В отношении расходов, которые можно учесть в налоговой базе по прибыли, нужно помнить главные правила.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Расходами признаются любые затраты, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В налоговой базе нельзя учесть расходы, которые перечислены в статье 270 НК РФ.
Отвечают ли всем этим критериям расходы, связанные с переездом офиса в другое место?
Дополнительные выплаты работникам
При переезде в новый офис у некоторых сотрудников работы прибавляется — у завхозов, компьютерщиков, технического персонала. К тому же переезд чаще всего бывает или после работы, или в выходные. Все это внеурочная работа, а за нее нужно платить в повышенном размере.
Оплата сверхурочной работы предусмотрена статьей 152 ТК РФ: первые 2 часа сверхурочной работы оплачиваются с полуторным коэффициентом, далее – с двойным. Это минимум.
Если работник пожелает, он может взять вместо повышенной оплаты дополнительное время отдыха (не менее того времени, которое отработано сверхурочно).
За работу в выходные статья 153 ТК РФ устанавливает такие варианты оплаты: или в двойном размере, или по обычным ставкам плюс отгул. Выбор варианта – за работником. Свободный день полагается даже за несколько часов работы в выходной или праздник.
Что касается расходов, то все дополнительные начисления работникам, в том числе это могут быть и расходы, связанные с переездом, включаются в состав расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ).
Транспорт и грузчики
Если у вас есть свой транспорт, вы используете при переезде его. На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ все расходы на содержание и эксплуатацию транспорта учитываются в прочих расходах. В том числе и при переезде, запрета нет.
Грузчиков можно нанять по гражданско-правовым договорам. Их вознаграждение можно включить в расходы на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ). Также придется начислить и страховые взносы на эти выплаты (взносы на травматизм – только если они будут предусматриваться договором).
Когда нет своего транспорта, покупают услуги специализированных агентств. В подпункте 6 пункта 1 статьи 254 НК РФ указано, что стоимость услуг производственного характера, оказанных сторонними исполнителями, относится к материальным расходам.
В частности, к работам (услугам) производственного характера относятся транспортные услуги сторонних организаций по перевозкам грузов внутри организации. Переезд силами сторонних организаций можно отнести к таким перевозкам, а потому их можно учесть при расчете налога на прибыль в составе материальных расходов.
Аренда
Бывает, что компания продолжает работать в старом офисе, в то время как в новом офисе идет ремонт помещения. Складывается ситуация, когда заключен новый договор аренды, а старый договор еще действует. Платить приходится одновременно по двум договорам.
Арендные платежи учитываются в расходах на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Причем здесь не сказано, что договор аренды может быть только один.
Плата за аренду одновременно двух офисов обусловлена тем, что в одном компания продолжает работать, а в другом создаются условия для нормальной работы.
То есть аренда старого помещения безусловно экономически целесообразна. А расходы на аренду нового направлены на получение дохода в будущем. Главное – не затягивать с ремонтом.
Бывает также, что в связи с переездом старый договор аренды расторгается досрочно. При этом арендатор по договору платит арендодателю отступное. Как с налогом на прибыль в этом случае?
Сумму, уплаченную арендодателю в качестве отступного за досрочное расторжение договора аренды, можно учесть в расходах. Выплата установлена соглашением сторон (ст. 409 ГК РФ). А значит, она экономически обоснована (см. письмо Минфина от 14 мая 2012 г. № 03-03-06/2/61).
Итак, какой главный вывод мы сделаем. Расходы, связанные с переездом фирмы в новый офис, могут считаться непосредственно связанными с осуществлением деятельности, направленной на извлечение доходов. А значит, их можно учесть в налоговой базе по налогу на прибыль.