Речь идет не о восстановлении НДС при списании недостачи, а именно о начислении налога. Потому что, если списать недостачу ненадлежащим образом, налоговики найдут основание для начисления НДС, и оно будет законным.
Как оформить акт списания недостачи
Совпадают ли данные бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей и суммами задолженностей, — задача инвентаризации, чтобы обеспечить достоверность данных отчетности. Вся информация требует документального подтверждения.
О требованиях, которым должен соответствовать акт списания, напомнил АС Поволжского округа от 14 ноября 2023 г. в постановлении № Ф06-19846/2022 по делу № А55-857/2021.
Суд отметил, что в актах на списание обязательно должны быть указаны:
- артикулы (номенклатура) товара;
- фактическое количество списанного товара;
- товарные накладные (дата и номер), на основании которых он был приобретен;
- другие данные, позволяющие установить поставщика.
Обезличивание товаров в акте недопустимо.
Акт должен быть составлен на основании решения комиссии, созданной по решению руководителя организации, и по форме, которая утверждена внутренними документами организации. Обязательное требование – наличие на акте достоверных подписей всех членов комиссии.
При списании ТМЦ при недостаче НДС не восстанавливают
Перечень ситуаций, при наступлении которых суммы НДС, ранее правомерно принятые к вычету, подлежат восстановлению, установлен пунктом 3 статьи 170 НК РФ и является закрытым.
Списание МПЗ в связи с их недостачей к числу перечисленных случаев не относится.
Списание недостачи при инвентаризации нужно обосновать
Если вы по итогам инвентаризации решили списать недостачу, не забудьте правильно обосновать это списание, чтобы вам впоследствии не начислили НДС как с безвозмездной передачи.
Имейте в виду постановление Пленума ВАС РФ от 30 мая 2014 г. № 33. В его пункте 10 указано, что выбытие (списание) имущества в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика, не является операцией, облагаемой НДС. Но налогоплательщик обязан зафиксировать факт выбытия и указать при этом, что имущество выбыло именно по этим основаниям, без передачи третьим лицам.
В противном случае налогоплательщик обязан исчислить НДС по правилам, установленным для случаев безвозмездной реализации (на это указал Минфин в письме от 27 января 2023 г. № 03-03-06/1/6428).
Именно по такой причине фирма проиграла суд (Постановление АС Дальневосточного округа от 24 января 2019 г. № Ф03-5265/18 по делу № А80-115/2018).
Фирма по результатам инвентаризации списала в бухгалтерском учете крупную недостачу ГСМ. ИФНС при проверке доначислила НДС на сумму списанного топлива, как безвозмездно переданного третьим лицам. Инспекторы исходили из того, что у компании нет доказательств, подтверждающих объективные, не зависящие от его воли причины выбытия имущества. Также установлено, что меры по сохранению имущества не были приняты, и, кроме того, это списание не соответствовало обычному выбытию МПЗ, характерному для деятельности компании.
Как правильно оформить списание недостачи, которой фактически нет
Итак, конкретные обстоятельства, в результате которых МПЗ должны быть списаны с учета, должны быть подтверждены.
А если недостача – это «картинка», сложившаяся в результат бухгалтерской ошибки?
И в этом случае все не просто. Если не найдены конкретные ошибки в учете, в результате которых МПЗ были списаны, то риск доначисления НДС при признании налоговой инспекцией данной операции безвозмездной реализацией все равно существует.
Так, в определении ВС РФ от 4 декабря 2019 г. № 306-ЭС19-23493 по делу № А55-25450/2018 суд поддержал налоговую инспекцию, которая доначислила организации НДС на сумму выявленной при инвентаризации недостачи ТМЦ.
Причина — у компании причины образования данной недостачи документально подтверждены не были. Фирма утверждала, что имела место бухгалтерская ошибка, которая повлекла формальную недостачу, и исключительно по данным бухгалтерского учета. А фактически недостачи не было. Значит, по мнению компании, данная ситуация подлежит рассмотрению на основе Положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010).
Ошибки, исходя из позиции компании, возникли по причине ненадлежащего ведения бухгалтерского и складского учета. На их возникновение повлияли:
- ненадлежащая организация инвентаризации прошлых лет;
- смешение продукции из-за путаницы при использовании внутренних индексов, которые предназначены для отражения модификации продукта (компонента) без изменения функционального назначения;
- ненадлежащая (неполная) загрузка информации в бухгалтерскую программу;
- неотражение в программе тестовых компонентов и брака;
- технические ошибки, приведшие к неотражению отдельных операций с ТМЦ в программе.
Суды решили, что это голословная констатация ошибок, и ее недостаточно:
- фирма не привела конкретные ошибки;
- у нее нет подтверждающих внесенные исправления документов (бухгалтерские справки, регистры учета, приказы);
- результаты инвентаризаций, проведенных с ошибками, не откорректированы;
- исправления в бухучет не внесены.
Таким образом, недостачу признают безвозмездной реализацией с доначислением НДС на сумму недостающих материалов, если не будет обоснования действительной причины выбытия данных МПЗ.