Работники, которые получают деньги, например, на хозяйственные нужды, должны сдать авансовый отчет. Обычно работникам выдают денежные средства на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний. Какие действия совершает бухгалтер, принимая в работу авансовый отчет?
Форма авансового отчета
Подотчетные лица – это работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Для этого существует специальный документ.
Авансовый отчет – это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами.
Он должен отвечать установленным требованиям.
- Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. Компания может сама разработать форму авансового отчета.
- Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре.
- К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы – накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.
Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.
Порядок действий бухгалтера
Работник должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию в срок, установленный руководителем.
Срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета в бухгалтерию организация может установить самостоятельно. Отразить срок сдачи нужно во внутренних локальных актах.
Требование о том, что авансовый отчет должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные средства, или со дня выхода сотрудника на работу, отменено.
Вот алгоритм рабочих действий с авансовым отчетом, оформленным на бумаге.
- Бухгалтер должен передать работнику отрывную часть бумажного отчета – расписку в том, что отчет принят к проверке. Далее нужно проверить правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам и оформить часть, которая предназначена для заполнения бухгалтером.
- Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель организации или другой уполномоченный им сотрудник (например, руководитель подразделения).
- Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен вернуть неизрасходованную сумму подотчетных денег. Кассир, принимая деньги в кассу, должен выписать приходный кассовый ордер по форме № КО-1.
- Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации. Кассир, выдавая деньги из кассы, должен выписать расходный кассовый ордер по форме № КО-2.