Хранить электронные кассовые чеки в виде распечатки на бумаги необязательно. Электронный чек может хранится в приложении налоговой «Проверка чеков ФНС России».
Одним из первичных документом, подтверждающим расходы компании, является авансовый отчет. Его заполняют и сдают в бухгалтерию работники, которые получили деньги под отчет и потратили их на закупку товаров или услуг для компании. Расходы подтверждаются документом об оплате – чаще всего чеком: бумажным или электронным.
Сейчас при наличных расчетах в большинстве случаев используются онлайн-кассы, которые имеют функции распечатки кассовых чеков на бумажном носителе; отправки электронных чеков на абонентского номера либо по адресу электронной почты покупателя (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
Чек, полученный в электронном формате, может быть распечатан и приложен к авансовому отчету. Распечатанный на бумаге электронный чек приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ. Важно, чтобы в чеке были указаны все необходимые сведения для идентификации покупки и принятия его в качестве документа, подтверждающего оплату (п. 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
Хранить электронные кассовые чеки в виде распечатки на бумаги необязательно. Все они хранятся в информационной системе ФНС и доступны в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», где можно не только проверить их легальность, но и распечатать.
Достоверность чека проверяется по QR-код или данным чека, которые можно внести в приложение вручную. Если чек не был выдан или составлен некорректно, вы увидите это в приложении. Проверить через приложение можно не только чеки, изначально выданные в электронном виде, но и бумажные, распечатанные онлайн кассой.
Хранение чеков, изначально выданных продавцом на бумаге, имеет свои минусы. В первую очередь, это их блеклость и потеря краски со временем. Содержащаяся в них информация становится не видна. Поэтому обеспечивать хранение чеков на бумаге нет необходимости. Проще загрузить приложение налоговой, где будут все чеки, в том числе и нужные вам для подтверждения расходов.
Более того, чеки, сохраненные в приложении, налоговая разрешает прикладывать к декларации при заявлении налогового вычета.
Само собой разумеется, невыставленные и некорректные чеки нельзя принять в подтверждение расходов по авансовому отчету.
Как сразу отличить документ, который годится для подтверждения расходов
Если по каким-то причинам чек в электронном виде получить не представляется возможным, ксерокопируйте чеки, полученных в бумажном виде.
Оплата через СБП не освобождает от чеков
Федеральная налоговая служба в письме от 02.09.2022 №ЗГ-3-20/9556@ отмечала, что пользователь ККТ не вправе не выдать покупателю кассовый чек на бумажном носителе, даже если покупатель сообщит продавцу, что ему не нужен кассовый чек.