Главный бухгалтер ответствен за ведение бухгалтерского учета, подготовку и сдачу налоговой отчетности, и он вправе требовать от работников, чтобы они грамотно оформляли и вовремя передавали в бухгалтерию первичные документы, на основе которых ведется бухучет.
Безграмотно оформленные документы и нарушение сроков их сдачи в бухгалтерию – частый повод для конфликтов в компании. Игнорировать подобные споры руководитель организации не вправе, так как именно он отвечает за организацию ведения бухгалтерского учета и хранение документов.
Требования главного бухгалтера по оформлению и представлению в бухгалтерию первичных документов являются обязательными для всех работников организации.
Главбух вправе выдвигать работникам требования по оформлению первички на основании закона «О бухгалтерском учете». На это обратил внимание Минфин в письме от 19.08.22 № 07-01-10/81260.
Пункт 3 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает работников организации исполнять требования главного бухгалтера, если:
- главбух требует соблюдать установленный в компании порядок документального оформления фактов хозяйственной жизни и передачи документов, необходимых для ведения бухгалтерского учета;
- главбух оформил требования в письменной форме.
Требования главного бухгалтера – это предписания работникам соблюдать порядок ведения первичной учетной документации, установленный законодательством и стандартами бухгалтерского учета.
Конфликты и разногласия между работниками и главным бухгалтером в части требований к оформлению первичных документов и срокам их сдачи в бухгалтерию должен решать руководитель организации. Именно он в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета.
Советы, как уменьшить число конфликтов между бухгалтерией и работниками компании
- Составить регламент или график документооборота. В нем нужно прописать не только сроки подачи документов в бухгалтерию, но и их виды, наименования (в каких случаях нужна счет-фактура, чеки, письмо о применении УСН, какие документы нужно получить при расчетах наличными и т. п.).
- Составить работникам памятку о том, какие реквизиты должны быть в каждом документе. По отдельным, наиболее важным для компании документам, составить образцы.
- Требование сдавать в бухгалтерию документы в сроки, предусмотренные графиком документооборота, должно быть вписано в должностные инструкции работников.
- Делать ежемесячно (ежеквартально) автоматические рассылки о сроках сдачи закрывающих документов по электронной почте работникам, которые ответственны за подачу документов.
- На совещаниях с директором регулярно сообщать о соблюдении сроков сдачи документов с бухгалтерию: наличии либо отсутствии определенных документов, задолженности за работниками, «подвисших» суммах расходов и т.п.
- В крупных компаниях может разработана мотивация в виде выплаты небольшой премии за исполнение графика документооборота либо депремирование.