Потраченные суммы следует отразить в авансовом отчёте.
Авансовый отчет с подтверждающими документами
Работнику необходимо предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с документами, обосновывающими траты. К такому комплексу могут относиться накладные, чеки кассовых аппаратов, билеты на транспорт, счета за жильё и т. п.
Список необходимых документов указан на обороте авансового отчета. Вся документация, прилагаемая к отчету, пронумерована в соответствии с порядком ее прикрепления.
Сроки представления авансового отчета работником бухгалтерии определяет руководитель или три рабочих дня после возвращения из командировки.
Для авансового отчетаДля заполнения разработан унифицированный образец. Его оформление согласовано постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г., № 55.
Руководитель организации утверждает проверенный бухгалтером авансовый отчет.
Работодателю нужно проверить бумаги сотрудника, чтобы избежать доплаты НДФЛ и страховки при проверках.
Сроки уплаты налога на доходы физических лиц и страховых взносов по отчетным суммам.
Если организация выдала работнику под отчет денежные средства, то обязанность по уплате НДФЛ и страховых взносов возлагается на организацию.
- Деньги были выплачены по счёту без имеющихся распорядительных документов, приказов или заявлений работников.
- Без подтверждений траты денег и поступлений товаров у организации.
В таких ситуациях у сотрудника образуется облагаемый налогами доход.
При сверке авансового отчета следует уделить внимание следующему:
- приложенный чек должен быть читаемый;
- В чеках нужно указывать название товаров, за которые заплатили деньги.
Судебная практика подтверждает это: Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 16 августа 2022 года № Ф06-21187/2022 по делу № А72-7881/2021, Определение Верховного суда РФ от 11 февраля 2021 года № 307-ЭС20-23792.
Если сотрудник возвращает бухгалтерии сомнительную сумму или работодатель задерживает неподтверждённые деньги из зарплаты, нет налогооблагаемого дохода.
Ознакомьтесь с книгой «Практическая энциклопедия бухгалтера» на сайте be-ra-to-r.
Взносы страхового фонда по суммам, переданным сотруднику для расходов.
Основание для выдачи денег под отчет
Положение о расчетах с подотчетными лицами
Командировка: как выдать деньги под отчет