Как правильно выдать деньги под отчет
Для выдачи денег под отчет составьте приказ с указанием ФИО получателя, суммы и срока выдачи. Если есть заявление подотчетного лица с подписью руководителя, приказ не требуется.
Вы имеете право издавать приказ о назначении подотчетных лиц, которым разрешено получать денежные средства от компании для её нужд, но это необязательно.
Для получения счёта за израсходованные средства заполните расходный кассовый ордер.
Подотчетное лицо должно предоставить авансовый отчет о расходованных средствах.
Руководитель устанавливает срок представления авансового отчета. Требование о предоставлении отчета по расходовым подотчетным суммам в течение трех дней отменено, за исключением отчетов по командировкам. Авансовый отчет об израсходованных суммах в связи с командировкой нужно представлять в течение трех рабочих дней после возвращения.
Какие последствия ждут сотрудника, не предоставившего отчет о расходовании средств?
Налоговая служба выяснила, что предприятие выдавала сотрудникам деньги без оформления приказов и заявлений, подтверждающих траты на организационные цели. Работники не всегда предоставляли авансовые отчеты.
Налоговые органы обнаружили нарушения в проверяемых авансовых отчётах. В графах «Получено из кассы» и «Перечислено на банковскую карту» лицевой стороны отчётов не были заполнены суммы, выданные и перечисленные. В большинстве отчётов отсутствовали или же вносились с завышенной или заниженной суммой остатки денежных средств, переносящиеся в следующий авансовый отчет.
Если несметные ресурсы организация не использовала для оплаты своих расходов, а оставили в распоряжении сотрудника, то организации нужно удержать НДФЛ.
Налоговые органы, обнаружившие несоблюдение процедуры при выплате авансов сотрудникам, пояснили, что суммы, предоставленные работникам без приказов и заявлений, подлежат налогообложению и страхованию.
Организациям поручили взимать налог на доходы физических лиц и дополнительно начислить страховые взносы. Суды всех уровней поддержали решение налоговой инспекции. В итоге, Верховный суд отказался пересматривать решения нижестоящих судов.
Верховный Суд в определении от 11 февраля 2021 года № 307-ЭС20-23792 указал: при отсутствии у фирмы документов о расходовании сотрудником полученных под отчет денежных средств, средства признаются его доходом. Организация обязана исчислить и удержать с этого дохода НДФЛ, а также уплатить страховые взносы.