Топливная карта – это платежное средство, предназначенное для оплаты топлива и смазочных материалов. Вместо наличных денег, выдаваемых под отчет, она позволяет осуществлять расчеты и контролировать затраты на ГСМ. Бухгалтерский и налоговый учет топливных карт имеет свои нюансы. Как их учитывать? Об этом рассказали эксперты консультантов «Практической энциклопедии бухгалтера».
В каких случаях компании требуется использование топливных карт?
Топливо на АЗС одного поставщика оплачивается с использованием топливной карты. Карта привязана к юридическому лицу и к марке транспортного средства. Однако, для водителя автомобиля – сотрудника предприятия – топливная карта не выдается.
Топливные карты, в зависимости от условий соглашения с организацией-эмитентом, выпускающей карту, могут быть двух видов: литровые, которые предоставляют право на заправку определенного объема топлива, и денежные, предназначенные для оплаты ГСМ в пределах установленного лимита.
Для использования карты необходимо предъявить ее при заправке. В пределах установленных лимитов с баланса будет списана стоимость топлива или объем, а сведения о виде и объеме заправленного топлива, его стоимости, времени и месте будут автоматически зафиксированы и отображены в личном кабинете пользователя.
В период между моментом заправки автомобиля и моментом получения соответствующих документов в бухгалтерию возникает задержка. Транспортные средства заправляются регулярно, в то время как отчёты по операциям с топливными картами от поставщика поступают лишь в конце месяца.
Для эмитента карты отчет составляется на основе данных, полученных с терминалов АЗС. В отчете фиксируется приобретенный объем топлива в литрах. Поставщик предоставляет компании, приобретающей карты, отчет о совершенных операциях, накладную и счет-фактуру, а также акт взаиморасчетов.
