Затраты на транспортировку вахтовиков до места работы и обратно включаются в расходы, уменьшающие прибыль. Налоговый вычет по НДС начисляется по той же схеме, что и при командировках.

Какие затраты на проезд сотрудников можно отнести к расходам, уменьшающим прибыль

В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, при расчете налога на прибыль организации могут быть учтены выплаты работникам, связанные с их содержанием и установленные законом, трудовыми или коллективными договорами. К подобным затратам относятся в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Перечень расходов, не подлежащих учету при определении налогооблагаемой прибыли, содержится в статье 270 Налогового кодекса. Так, к ним относится компенсация расходов на проезд сотрудников до рабочего места и обратно, произведенная общественным транспортом, по специальным маршрутам или служебным транспортным средствам.

Существуют ситуации, когда данное правило не действует. К примеру, если трудовой или коллективный договор предусматривает доставку персонала до рабочего места и обратно, либо если технологические особенности производства требуют, чтобы организация предоставляла сотрудникам транспортировку. В подобных обстоятельствах расходы на проезд могут быть включены в состав вычетов при расчете налога на прибыль.

В случае, если оплата проезда сотрудников до места работы и обратно включена в их заработную плату, данные расходы могут быть учтены при определении налогооблагаемой прибыли организации. При этом необходимо, чтобы все понесенные затраты были должным образом подтверждены документами и имели надлежащее обоснование.

Если компенсация за проезд не рассматривается как заработная плата, а имеет социальную направленность, то включить такие расходы в расчет налога на прибыль будет невозможно.

В своем ответе на запрос о возможности включения в расходы затрат на доставку сотрудников до места работы и обратно в период эпидемии (согласно письму от 7 августа 2020 г. № 03-03-06/1/69400), Минфин указал следующее. Согласно налоговому законодательству, выплаты работодателя на оплату проезда работников до рабочего места и обратно не учитываются, если они не обусловлены спецификой производства и не являются частью системы оплаты труда. При этом даже чрезвычайные обстоятельства, такие как пандемия коронавируса, не могут служить основанием для признания этих расходов.

С 1 марта 2023 года вступили в силу изменения в статью 302 Трудового кодекса Российской Федерации. Теперь организации обязаны обеспечивать доставку работников, выполняющих работы вахтовым методом, от места нахождения работодателя (или пункта сбора) до рабочего места и обратно за счет собственных средств.

В соответствии с разъяснениями ФНС (письмо от 6 июля 2023 г. № СД-4-3/8615@), затраты на транспортировку работников до вахтового объекта могут снижать налогооблагаемую прибыль, даже если они не зафиксированы в трудовом или коллективном договоре. Условием является то, что работодатель оплачивает доставку вахтовиков от своего местонахождения (или пункта сбора) до места работы и обратно@).

Указано также, в каких случаях можно возместить сотрудникам затраты на проезд от их дома до места работы (пункта сбора).

Согласно пункту 26 статьи 270 Налогового кодекса Российской Федерации, затраты на оплату проезда работников до места работы и обратно, совершенные с использованием общественного транспорта, специальных маршрутов или ведомственного транспорта, могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль при условии, что такие расходы на проезд предусмотрены трудовыми и/или коллективными договорами.

Это подразумевает, что условия предоставления такой компенсации, включая её размер и процедуру выплаты, должны быть зафиксированы в коллективном или трудовом договоре.

В соответствии со статьей 255 и пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса Российской Федерации, организации имеют право отнести к своим расходам:

• стоимость доставки вахтовиков от места нахождения работодателя (пункта сбора) до места фактического выполнения работы и обратно – на основании ТК РФ;
• компенсацию расходов на проезд от места жительства работника до места нахождения работодателя (пункта сбора) и обратно – на основании коллективного/трудового договора.

В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса Российской Федерации, указанные затраты должны иметь документальное подтверждение и быть экономически оправданными).

Расходы на проезд соискателей, направляющихся на трудоустройство, не включаются в состав вычитаемых затрат при расчете налога на прибыль.

Поскольку с кандидатом на должность еще не подписан трудовой договор (и заключить его может не получиться), затраты на его проезд не могут быть учтены при определении налогооблагаемой базы (согласно письму Минфина от 12 августа 2024 г. № 03-03-06/1/75207).

В каких случаях можно учесть НДС, уплаченный с расходов на проезд

Согласно требованиям статьи 172 НК РФ, вычеты НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг, имущественных прав) либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных статьей 171 НК РФ. Вычет производится после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг, имущественных прав) при наличии соответствующих первичных документов.

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, включая затраты на проезд до места назначения и обратно, учитываются при расчете налога на прибыль и могут быть вычтены при исчислении НДС. В книге покупок отражаются заполненные бланки строгой отчетности или их копии, при этом сумма НДС выделяется отдельной строкой и включается в отчет о командировочных расходах, который предоставляет работник.

Налоговый вычет по НДС на затраты, связанные с транспортировкой работников до вахтового объекта и обратно, разрешен при вахтовом методе работы в порядке, аналогичном вычетам по командировочным расходам.

В соответствии с пунктом 1 статьи 172 Налогового кодекса Российской Федерации суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, могут быть возвращены):

• счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг);
• иных документов – в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6-8 статьи 171 Налогового кодекса.

Вычет НДС можно произвести на основании бланков строгой отчетности, при этом сумма налога должна быть указана отдельной строкой в доле, соответствующей сумме расходов, принятых к учету (согласно письму Минфина от 5 сентября 2025 г. № 03-07-11/86955).