При разнице дат подписи документа и совершения действия в электронном акте следует указывать обе даты.
Хозяйственная деятельность выражается в сделках, операциях и мероприятиях, изменяющих движение денежных средств предприятия, его финансовые итоги или состояние финансов.
Бухгалтерия регистрирует каждый факт хозяйственной деятельности первичным учетным документом, согласно пункту 1 статьи 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ об бухучете. Документ может быть составлен на бумаге или в электронном виде.
Дата составления первички.
Дата составления первичного документа — дата его подписи лицом, ответственным или совершившим сделку от имени компании. Как правило, это руководитель или высокопоставленный менеджер. Подписант несет полную ответственность за документ и точное соответствие указанных в нем данных факту хозяйственной деятельности.
В момент заключения сделки нужно составить первичный документ, если это не представляется возможным — сделать это сразу же по её окончанию.
Сразу же после формирования первичку направляют в бухгалтерию. Бухгалтерия проверяет точность информации и заносит её в бухгалтерские регистры.
Если договор оформляется не сразу после заключения сделки, встаёт вопрос о дате в документе.
Если даты разные
При разнице между датой оформления «первички» и датой сделки, документ должен содержать обе даты: дату составления документа и дату совершения экономического события.
Как это сделать ФНС России разъяснила в письме от 27.10.2023 г. № ЗГ-3-26/13966.
Для электронной первички определены рекомендованные форматы документов, подтверждающих выполнение работ или оказание услуг. их можно найти в:
- Распоряжением ФНС России от 30 ноября 2015 года № ММВ-7-10/552@ установлено оформление документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронном виде.
- приказе ФНС России от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@ О ditetapkanнии формата представления акта о приемке выполненных работ в электронном виде.
В электронных формах для отображения реквизитов акта, таких как дата его подписания, можно использовать свободные информационные поля элемента «ИнфПолФХЖ1» таблиц 5.10 и 5.3 «Информационное поле события (факта хозяйственной жизни) 1». Состав данных элементов приведён в таблицах 5.14 и 5.43 «Информационное поле «ИнфПолТип»).