Налоговые органы пристально следят за командировочными расходами, так как часто находят повод для претензий. Особое внимание уделяется счетам из гостиниц. Чтобы избежать снятия расходов, необходимо помнить о прямо установленных нормах НК РФ запрещённых к учёту расходов и применять профессиональный подход при оценке обоснованности затрат.
Документы, подтверждающие пребывание в служебной поездке с 2023 года.
Командировка
Это командировка сотрудника в другой регион для осуществления рабочих обязанностей согласно указанию руководителя.
Важно помнить, что пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации гласит: расходы – это любые затраты, совершенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Командированному работнику оплачивают:
- суточные;
- расходы по найму жилого помещения;
- Утраты на поездку к месту работы за пределами города и обратно.
- Дополнительные траты, такие как услуги связи или почтовых операторов, получение виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы.
В налоговом учёте подобные расходы относят к прочим расходам. Необходимо предоставить доказательства фактического срока пребывания в командировке.
Фактический срок нахождения в командировке Определяется по документам о проезде, которые работник предоставляет после возвращения из командировки. При отсутствии у сотрудника проездных документов фактическое время пребывания в командировке можно определить по документам, подтверждающим проживание работника в гостинице.
Согласно ноvelym правилам, утвержденным постановлением от 1 марта 2023 г. № 329, продолжительность пребывания в командировке при размещении в гостинице можно документально подтвердить:
- договором;
- кассовым чеком;
- Бланк строгой отчетности (БСО) подтверждает предоставление гостиничных услуг по месту командирования. В нем указаны сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденными постановлением правительства от 18 ноября 2020 г. № 1853.
В пункте 7 Положения о командировках внесены изменения. Новые правила начнут применяться с 10 марта 2023 года.
Дополнительные услуги
Работнику компенсируют затраты на оплату. Вспышки сервисных услуг в отелях, которые учитываются при оплате проживания. .
Расходы по оплате Вспомогательные услуги, предоставленные в отелях и учитываемые в стоимости проживания. Расходы могут учитываться в расчётах прибыли, однако нужно действовать осмотрительно, чтобы избежать нареканий со стороны контролирующих органов.
Сокращение налоговой базы по налогу на прибыль за счет затрат на предоставление дополнительных услуг гостям гостиницы допустимо только в том случае, если…
- их производственной направленности;
- документального подтверждения;
- экономической обоснованности.
Компания может учитывать нужды работника в удобстве и комфорте (постановление Шестнадцатого ААС от 1 февраля 2021 года по делу № А15-1287/2019).
При налогообложении прибыли можно учитывать стоимость дополнительных услуг гостиницы, обеспечивающих нормальные условия проживания: пользование прачечной, химчисткой и так далее. Компенсация расходов на аренду автомобиля у гостиницы в нерабочее время будет явно необоснованной.
НК РФ категорически запрещает учитывать в расходах отдельные услуги из счета, связанные (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):
- с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
- В номере предусмотрено дополнительное обслуживание: мини-бар, платные телеканалы и другое.
- В распоряжении гостей бассейн, тренажерный зал, сауна и прочие удобства.
Если цена услуг не обозначена отдельно в счёте отеля, а включена в общую сумму, весь её размер засчитывается как расход на проживание.
При телефонных разговорах из гостиницы и оплате интернет-доступа необходимо проявлять бдительность. В этом случае действует норма подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ: если стоимость звонков или доступа к интернету указана в счете, тогда сумма отражается в общей стоимости расходов на проживание.
Если у сотрудника имеются отдельные счета за звонки и интернет, стоимость этих счетов можно учесть при расходах на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Чтобы подтвердить производственную направленность расходов, командированному сотруднику необходимо приложить к авансовому отчету расшифровку счета за услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов или, как минимум, указать номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.
Стоимость питания в счете за проживание
Потраты на еду регулируются аналогичным образом.
К примеру, Если стоимость завтрака входит в общую цену проживания и не указана отдельно, По информации подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации фирма может учитывать полную сумму в составе командировочных расходов.
Если стоимость завтрака указана отдельно, его нельзя списывать в налоговом учете. Расходы на питание компенсируются суточными, а дополнительная оплата завтрака будет считаться необоснованной (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Такой подход поддержали суды (Постановление АС Северо-Западного округа от 31 января 2019 г. № Ф07-16272/18), хотя налоговая пыталась уменьшить расходы фирмы.
Компания возместила сотрудникам расходы по командировкам, опираясь на авансовые отчеты и счета гостиниц, где указывалась только цена размещения, без разделения расходов на питание.
В ходе проверки инспекция не сомневалась в точности первичных документов, однако посчитала, что компания неправильно включила в командировочные расходы стоимость питания в гостиницах. Налоговый орган подтвердил свою позицию предоставленными прайс-листами и прейскурантами на питание и проживание от гостиницы.
Судьи отвергли доводы налоговой службы, ссылаясь на прайс-листы. Документы не считаются первостепенными и использовать их для исключения командировочных расходов при расчете налога на прибыль нецелесообразно.
Обратите внимание на этот нюанс: как поступить, если стоимость завтрака уже входит в общую цену проживания, а в счёте указано, что плата за него включена в оплату питания?
В расходы включать полную сумму проживания опасно, потому что стоимость завтрака указана, но не выделена отдельно. Чтобы избежать разногласий, лучше попросить гостиницу предоставить переоформленный счет. В нем следует либо не указывать о включении стоимости питания, либо выделить стоимость питания отдельной строкой.