Для установления сальдо взаиморасчетов с контрагентами, основываясь на информации из бухгалтерского учета, составляются акты сверки взаимных расчетов. Цель акта сверки – содействие в обнаружении возможных расхождений в расчетах с контрагентами.

Правильный акт

Подписание акта сверки сторонами означает подтверждение наличия задолженности или исполнение сторонами своих обязательств и отсутствие каких-либо претензий друг к другу.

Чтобы подписанный сторонами акт сверки взаимных расчетов был основанием для подтверждения долга, он должен быть правильно оформлен (п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29 сентября 2015 г. № 43).

Должно быть ясно из документа, о каких лицах и расчетах идет речь (Определение Верховного Суда РФ от 2 февраля 2016 г. № 308-ЭС15-18441).

В документе о сверке расчетов необходимо указать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления;
• период сверки;
• номер и дата договора, по которому сверяются данные;
• наименования сторон, их ИНН и (или) ОГРН;
• информация о состоянии расчетов на начало периода сверки;
• информация об отгрузках в денежном выражении и денежных средств между контрагентами;
• валюта платежа;
• ссылки на первичные документы;
• информация об исходящем сальдо;
• информация о наличии, размере и основаниях задолженности (если она есть);
• должность и Ф.И.О. лица, которое подписывает акт;
• номер и дату выдачи доверенности лицу, которое подписывает акт, если оно действует по доверенности (копию этой доверенности можно приложить к акту).

В соответствии с пунктом 1 статьи 53 Гражданского кодекса Российской Федерации, а также пунктами 2 статьи 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и 3 статьи 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», руководитель организации может подписывать акт сверки от имени организации без наличия доверенности»).

На акте сверки наличие печати не является обязательным условием, однако, если печать имеется, ее следует использовать. Применение печати выступает в качестве дополнительного доказательства подлинности документа. Это соответствует общепринятым нормам делового этикета.

Об исковой давности

Подтверждение соответствия данных актом сверки, оформленным с контрагентом, свидетельствует о признание долга, которое запускает новый срок исковой давности (ст. 203 ГК РФ). Это правило действует даже для долгов, по которым срок давности уже истек (п. 2 ст. 206 ГК РФ, п. 21 Постановления Пленума ВС РФ от 29 сентября 2015 г. № 43).

В случае, если по акту сверки подтверждается наличие долга, вытекающего из договора, срок исковой давности по которому не истек, но к моменту подписания акта сверки срок исковой давности уже истек, течение этого срока возобновляется (согласно определению Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 27 мая 2022 г. № 305-ЭС21-26233 по делу № А40-199943/2020).

Фирмам, имеющим задолженность, рекомендуется указывать в расчетах с кредиторами только те суммы, по которым срок исковой давности не пропустили: таким образом, можно избежать его восстановления для устаревших долгов, которые планируется списать.

Электронный акт

Электронные акты сверки взаимных расчетов по единому формату могут создаваться организациями и индивидуальными предпринимателями.

Образец акта сверки взаимных расчетов был утвержден приказом Федеральной налоговой службы от 13 мая 2022 г. № ЕД-7-26/405@.

По информации, предоставленной Федеральной налоговой службой, использование электронного акта сверки взаиморасчетов дает возможность:

• автоматизировать внутренние бизнес-процессы организаций, в том числе обработку данных в своих информационных системах учета;
• оптимизировать взаимодействие между участниками хозяйственной жизни;
• представлять электронный акт сверки взаимных расчетов в налоговые органы при их истребовании или для пояснений.