Работнику удаленно необходимо минимум компьютер и интернет. При работе с документами – договорами, текстами, корректурой и подобным – потребуется принтер, бумага и картриджи. Компенсацию таких расходов удобнее производить по факту, на основании чеков.
Работник с удаленной работой может получить от компании компенсацию за все расходы, связанные с исполнением своих рабочих обязанностей.
Несколько статей Трудового кодекса РФ, такие как 164 и 188, устанавливают требование возмещения работникам расходов, связанных с использованием их имущества для задач компании. Гарантии дистанционным сотрудникам установлены статьей 312.6 ТК РФ.
Стороны трудового договора должны согласовать использование работником личного имущества и компенсацию работодателем расходов.
Компенсация дистанционщику
Работодатель обязан компенсировать использование дистанционным работником личного оборудования: компьютера, принтера, программного обеспечения, интернета, смартфона и так далее. Организация может предоставить сотруднику для работы компанейский компьютер.
Размер компенсации стороны должны согласовать и отразить в трудовом договоре.
При принятии решений следует руководствоваться новыми законами, которые вступят в силу в 2024 году. Федеральный закон от 31 июля 2023 года №389-ФЗ).
С первого января двадцать четвёртого года установлен лимит компенсации, не подлежащий налогообложению по НДФЛ и страховым взносам. Его размер составляет тридцать пять рублей в день (п.1 ст.217 НК РФ, ст. 422 НК РФ).
В месяц сумма колеблется от семисот до тысяче пятьсот рублей. При размере компенсации за день более тридцати пяти рублей необходимо уплачивать НДФЛ и страховые взносы с превышения.
Вариант выплаты компенсации по факту, подтвержденный документами об оплате, остается.
Расходы на текущие траты
Работнику для выполнения всех обязанностей помимо предоставляемого оборудования могут понадобиться расходные материалы, такие как картриджи для принтера, бумага, папки и прочее. Данные товары стоят недешево, поэтому разумно, если работник запросит возврат затраченных средств.
Расходы проще компенсировать на основе предоставленных чеков о произведенных платежах.
Все это можно оформить путем выдачи денежных средств «под отчет», а затем закрыть авансовыми отчетами.
Закупку расходных материалов для печати не обязательно поручать одному сотруднику.
Ответственность может лежать на специалисте по АХО, если таковой есть в компании. Тогда закупки канцтоваров могут быть организованными: оплачиваться от имени компании по счетам или наличными «под отчет», а материалы доставляться удалённым работникам.
Большие заказы обычно обходятся дешевле, но всё равно зависят от местонахождения сотрудника.
В трудовом договоре с удалённым сотрудником не запрещены…
- Выплачивать компенсацию за использование личного оборудования и ПО, сумма которой не может превышать 35 рублей в день, чтобы не уплачивать НДФЛ и страховые взносы.
- Работодатель компенсирует расходы на приобретение расходных материалов по документам, подтверждающим оплату.
Работник получает возмещение за использование личного оборудования: интернет-услуги, амортизация ПК, оплата электроэнергии и тому подобное. Покупка расходных материалов – это приобретение канцтоваров, прежде всего бумаги, картриджей и т.п.
В договоре можно исключить отдельное прописывание компенсации расходов на расходные материалы. Бухгалтерия может выдавать сотрудникам деньги «под отчет». После приобретения необходимого дистанционщику следует заполнить авансовый отчет и предоставить бухгалтеру документы об оплате.
Как учитывать компенсации удаленным работникам
Компании, работающие по любой системе налогообложения (ОСНО или УСН), могут включать выплаты компенсаций удалённым сотрудникам в свои расходы.
Такую компенсацию обязательно нужно отразить в трудовом договоре и локальном нормативном акте (ст. 312.6 ТК).
В бухгалтерии подобные затраты классифицируют как расходы, связанные с обычной деятельностью организации (п. 4 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
В налоговом учете на ОСНО — к расходам на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК).
Система налогообложения — упрощённая, объект — доходы минус расходы. Компенсацию можно учесть при налогообложении, если в трудовом договоре её указали как часть оплаты труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК).
Компенсации сотрудникам по НДФЛ не облагаются в размере до 35 рублей в день (абз. 10 п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-04-06/69014).
Страховые взносы с сумм компенсаций до 35 рублей не начисляются (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и абз. 13 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).