В 2023 году дважды вносятся изменения в правила составления путевых листов: в марте и сентябре. Изменения не являются значительными, однако их важность очевидна. Неправильно оформленные путевые листы могут привести к аннулированию расходов со стороны налоговых органов.
Все расходы, входящие в налоговую базу по доходам, нужно подтвердить первичными документами (статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации). Основываясь на них, можно сделать вывод о их экономической обоснованности.
Для подтверждения расходов документы должны соответствовать российскому законодательству и правилам статьи 9 Закона «О бухучете». При сделках с иностранными партнерами допустимы документы, оформленные по обычаям делового оборота в их стране. К таким документам относятся таможенная декларация, приказ о командировке, проездные и отчеты об исполнении договора.
В бухгалтерии расходы на горюче-смазочные материалы классифицируют как обычные операционные расходы и отражают в составе «Материальных затрат» по пунктам 7, 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации». учетной политики компанииВ документе указывается, будет ли компания устанавливать нормы расходов на ГСМ. Нормы списания могут быть разработаны самостоятельно или взяты из распоряжения Минтранса от 14 марта 2008 года № АМ-23-р. Если руководство компании не планирует утверждать нормы расходов на ГСМ, их можно списывать по фактическим затратам (письмо Минфина от 27 января 2014 года № 03-03-06/1/2875).
Расходы на содержание и обслуживание служебного транспорта любого вида (автомобильного, железнодорожного, воздушного и других видов) в налоговой базе по прибыли учитываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Путевой лист: дополнения 2023 года
Бухгалтер списывает расходы на топливо по путевому листу, который подтверждает затраты на его приобретение.
Порядок оформления документа установлен приказом Министерства транспорта России от 28 сентября 2022 года № 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
С марта 2023 года оформление путевых листов стало отличаться. Ввели возможность ведения путевых листов в электронном виде и добавили в них ряд необходимых сведений.
С 1 сентября 2023 года путевые листы претерпевают шесть модификаций оформления.
С сентября 2023-го потребуется учесть шесть изменений в оформлении путевых листов. Приказ Министерства транспорта РФ №159 от 05.05.2023).
- Гражданин, оформивший путевой лист без статуса ИП, но имеющий право на перевозку пассажиров и багажа легковым такси, указывает в нём фамилию, имя, отчество, адрес регистрации, номер телефона и ИНН.
- В путевой лист вносят показания одометра.
- при выпуске автомобиля на линию;
- Во время завершения последнего рейса или выполнения последнего заказа.
- При передаче авто следующеему водителю после окончания смены предыдущего, если заполнены несколько путевых листов на один автомобиль.
- Информация о водителе должна содержать:
- фамилию, имя, отчество (при наличии);
- Серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения.
- Номер страховки по индивидуальному счету.
- Дата (число, месяц, год), время (часы, минуты).
- Результат прохождения предсменных, предрейсовых и послссменых, послерейсовых медицинских осмотров (при наличии такого требования в законах РФ).
- Возможность регулирования количества путевых листов предоставлена самостоятельно.
- Для перелётов продолжительностью более одного рабочего дня у водителя оформляется по одному проездному листу на каждый рейс.
- Для каждого водителя оформлять отдельные путевые листы на бумаге, связанные с одним автомобилем.
- Для нескольких рейсов одного рабочего дня (смены) оформляется один путевой лист.
- Редактировать информацию о водителе, марке, модели прицепов (полуприцепов) и их номерных знаков при составлении электронного путевого листа.
- При дистанционном медосмотре в путевой лист заносятся дата, время и результаты предсменного и предрейсового осмотров. Отметки медработника, проведшего осмотр, включают ФИО, наименование медорганизации и собственноручную подпись на бумаге или УКЭП в электронном путевом листе. Результатами медосмотров считаются медицинские заключения.
- В электронных путевых листах дату и время выпуска автомобиля на линию, дату, время и результат проведения предрейсового или предсменного техконтроля, показания одометра должно заверять УКЭП ответственного за выпуск автомобиля.