В договоре с контрагентом не требуется упоминать о предоставлении УПД вместо счета-фактуры и акта, поскольку законодательство допускает использование этого документа поставщиком.

Как правило, в договорах с контрагентами прописывают, что в качестве закрывающих документов применяются счет-фактура и акт.

Использование универсального передаточного документа (УПД), который заменяет собой счет-фактуру и первичный документ, не влияет на условия договорённостей относительно предоставления заключительных отчётных бумаг.

На это обратила внимание ФНС в письме от 26 декабря 2025 г. № ЕА-2-26/19733@. В договорах с контрагентами нет необходимости обязательно указывать предоставление унифицированной платежной документации вместо счета-фактуры и акта.

Объяснение такое:

• согласно статье 169 НК РФ, УПД содержит все обязательные реквизиты счета-фактуры;
• согласно закону о бухучете, УПД содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа;
• согласно письму ФНС от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@, объединение информации при соблюдении требований закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухучета, ни возможности использовать право на вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль (и других налогов).

Использование унифицированной подсистемы документооборота (УПД) вместо счета-фактуры и акта не представляет собой одностороннее изменение договорных условий, что противоречит статье 310 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Внедрение унифицированной процедурой оформления документов (УПД) не влечет возникновения дополнительных обязательств, а лишь консолидирует документы, которые уже предусмотрены законодательством (счет-фактуру и первичный документ). В связи с этим, заказчик не имеет права требовать включения в договор положения об использовании УПД.

Все плательщики НДС могут оформлять УПД при отгрузке товаров, приеме-передаче оказанных услуг и результатов выполненных работ, передаче имущественных прав.

Использование универсального электронного документа (УПД) допустимо при оформлении экспортных операций в государства, входящие в Евразийский экономический союз, согласно разъяснениям ФНС (письмо от 6 июля 2016 года № ЕД-4-15/12070).

В деле № А07-10649/2024 по постановлению Арбитражного суда Уральского округа от 23 мая 2025 г. (№ Ф09-1664/25) указано, что УПД служит подтверждением факта отгрузки и получения товара по договору, так как он включает:

• дату его составления;
• наименование организации-поставщика;
• наименование организации-покупателя;
• содержание и измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• подписи уполномоченных лиц, передавших и принявших имущество.