Все действия, включая приобретение, реализацию и списание товаров, требуют оформления документами. Игнорирование этого требования может привести к существенным финансовым потерям, в особенности при расчете налога на добавленную стоимость.

В соответствии с Налоговым кодексом РФ (подпункт 1 пункта 1 статьи 146), организация может быть освобождена от уплаты НДС при списании продукции, произошедшем по независящим от нее обстоятельствам, таким как повреждение. Для реализации этого права необходимо правильно оформить документацию, подтверждающую факт повреждения. В противном случае, налоговый орган может начислить НДС, рассматривая это как факт реализации продукции.

При возникновении споров с налоговыми органами по вопросу уплаты НДС, наличие подтверждающих документов крайне важно, поскольку именно налогоплательщик обязан предоставить доказательства совершения каждой операции (пункт 10 постановления Пленума Высшего арбитражного суда РФ от 30 мая 2014 года № 33).

Свежее разбирательство в суде стало поучительным опытом для предпринимателей

Недавнее разбирательство в Арбитражном суде Уральского округа (постановление от 9 декабря 2025 года № Ф09-4915/25 по делу № А76-13415/2024) ярко иллюстрирует последствия отсутствия документального подтверждения. Компания, осуществляющая оптовую торговлю фруктами и овощами, не предоставила доказательств порчи винограда. Налоговый орган выявил существенное несоответствие между объемами закупленной и реализованной продукции. Было установлено, что компания приобрела 4 075 тонн винограда, но продала только 965 тонн. При этом складские помещения организации не были рассчитаны на хранение такого количества товара.

Оказалось, компания не располагала достаточными возможностями для хранения приобретенного объема ягод. Следовательно, была осуществлена нелегальная продажа, с которой организация не уплатила налог на добавленную стоимость.

По результатам проверки налоговые органы установили, что значительная доля винограда была продана с нарушением правил уплаты НДС. Представить необходимые документы, подтверждающие утилизацию или списание некондиционного товара, согласно требованиям статей 9 и 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», компании не удалось».

Несмотря на попытки руководства компании объяснить допущенную ошибку бухгалтера, суд не пересмотрел свое решение. Судьи указали, что налогоплательщик самостоятельно отвечает за все принимаемые бизнес-решения и сопутствующие им риски. Ошибки, допущенные бухгалтерией, а также отсутствие документов, подтверждающих повреждение товара, не могут служить причиной освобождения от уплаты НДС (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 09.12.2025 № Ф09-4915/25 по делу № А76-13415/2024).

Для подтверждения факта списания продукции требуется сформировать комплект документов. Обычно в него входят:

• Руководитель издает приказ (распоряжение) о формировании комиссии для контроля качества выпускаемой продукции и проведения ее оценки.
• Комиссия провела проверку и составила акт, фиксирующий ухудшение качества продукции.

Лишь обладание этими документами даст компании возможность избежать претензий от налоговых органов и обеспечить защиту своих финансовых активов в ситуациях, когда возникают споры.

Минфин в письме от 20 ноября 2023 г. № 03-03-06/1/110836 напомнил об условиях, когда организация может учесть в целях налога на прибыль расходы, связанные с утилизацией товаров и материалов.