Сообщения о полном переходе на электронный универсальный передаточный документ (УПД) с 2026 года являются, скорее, преувеличением. Действительно, одобрен формат XML 5.03 и прекращено использование предыдущих электронных версий. Однако бумажные накладные и акты пока остаются в силе без каких-либо изменений. Кроме того, действующее законодательство предоставляет предприятиям и организациям право выбора и не обязывает их к переходу на электронный УПД.

Какие лица могут не применять новый формат, не опасаясь правовых последствий)

Организации и индивидуальные предприниматели имеют право выбора, предусмотренное нормативными актами. В 2026 году от использования электронного уведомления о фактическом месте ведения деятельности (УПД) могут отказаться:

1. Организации, применяющие альтернативные электронные форматы, не обязаны переходить на универсальный электронный документ (УЭД), если для конкретной операции уже предусмотрен свой электронный формат. Типичный случай – сфера строительства, где разрешается предоставлять через электронный документооборот акт выполненных работ (форма КС-2, утвержденный приказом ФНС от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@) вместе с электронным счетом-фактурой.
2. Компании, продолжающие использовать бумажные накладные, акты и счета-фактуры при взаимодействии с партнерами, не столкнулись с обязательным переходом в электронный документооборот с 2026 года. Бумажные документы по-прежнему имеют законную силу.
3. Правовые нормы не содержат прямого запрета на использование неформализованных электронных документов, таких как акты и накладные, в форматах PDF, DOC или с собственными XML-шаблонами. Однако следует учитывать, что при запросе таких документов из налоговой инспекции их необходимо будет распечатать на бумаге и заверить вручную, включая живую подпись и печать (в случае, если она предусмотрена учетной политикой). Обмен первичной бухгалтерской документацией в формате PDF в 2026 году: разрешенные и запрещенные действия?
4. Если компания не имеет договора с аккредитованным оператором ЭДО, не оснащена квалифицированной электронной подписью и не применяет электронный документооборот, то никто не может обязать её к переходу на универсальный электронный документ.

Использование электронного документооборота (ЭДО) остается по желанию при взаимодействии с партнерами, не предъявляющими таких требований, в процессах, не подразумевающих особых отраслевых норм, и в организациях с небольшим документооборотом. Для малых предприятий не обязательно внедрять сложные XML-схемы.

Зачем стоит обратить внимание и что предлагает переход (даже если это не является необходимостью)

Использование электронного универсального подшипника (УПД) предоставляет ряд преимуществ:

• один документ заменяет несколько (счет-фактура + ТОРГ-12 + акт);
• ускоряется обмен с контрагентами;
• снижается риск технических ошибок при заполнении (автоматическая подстановка данных);
• упрощается хранение и оперативный поиск документов;
• обеспечивается юридическая значимость без необходимости хранить бумажный архив.

Важный нюанс про статусы УПД

Существуют два различных статуса электронного универсального передаточного документа, и их смешение недопустимо.

• Статус 1: данный документ сочетает в себе функции передачи акта и счета-фактуры, применяясь при проведении операций, облагаемых НДС.
• Статус 2: допустим только передаточный акт, например, накладную или акт приема-передачи. Этот статус не подходит для вычета НДС. Использование неправильного статуса может привести к тому, что контрагент лишится возможности получить налоговый вычет.

Следует осознавать, что электронный уведомление о подаче (УПД) не гарантирует отсутствие претензий со стороны налогового органа. В случае фиктивных сделок, несоответствий по НДС или выявления рискованных контрагентов, даже использование формата XML 5.03 не поможет избежать проблем. Налоговые органы затребуют подтверждающие документы, осуществят контрольные мероприятия и, при обнаружении признаков недобросовестности, доначислят налоги и пени. УПД обеспечивает защиту исключительно от претензий, касающихся оформления документа, но не от вопросов, связанных с сутью хозяйственной деятельности.

Практические рекомендации перед переходом

Перед тем, как утвердительно ответить на вопрос о переходе к электронному универсальному процессу документации, необходимо выполнить три ключевых шага.

1. Проверить договоры с контрагентами. В этих документах необходимо зафиксировать договор об электронном документообороте и подтвердить юридическую значимость электронной цифровой подписи.
2. Внести изменения в учетную политику. В системе электронного документооборота используется управляющий программный документ версии 5.03».
3. Проверить настройки оператора ЭДО. Необходимо выяснить, совместима ли система с версией 5.03. Версии 5.01 и 5.02 постепенно выводятся из употребления.

В случае, если потребуется, следует организовать обучение персонала работе с обновлённым форматом.

Автор. Е.Грицак