Определение налогового статуса сотрудника – резидент он или нерезидент – оказывает непосредственное воздействие на размер налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Для лиц, признанных резидентами, ставка варьируется от 13% до 22%, а для нерезидентов, как правило, устанавливается в размере 30%. Неправильное определение статуса может привести к ошибкам в исчислении налога, что повлечет за собой ответственность работодателя, выступающего в качестве налогового агента, в виде необходимости выплаты штрафов и пени. Поэтому критически важно удостовериться в том, является ли работник налоговым резидентом Российской Федерации. Мы расскажем, как это установить
Кто является налоговым резидентом РФ?
Налоговое резидентство не привязано к гражданству. Физическое лицо может быть признано таковым, если оно фактически находится на территории Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 подряд идущих месяцев. Этот период может включать в себя дни из разных календарных лет (часть вторая статьи 207 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина от 4 сентября 2024 года № 03-04-05/83900).
Существуют установленные законом периоды выезда, не влияющие на общий срок пребывания в Российской Федерации:
- лечение или учеба за границей (до 6 месяцев);
- работа на морских месторождениях углеводородного сырья за пределами РФ.
- другие выезды (например, туристические) при подсчете 183 дней не засчитываются (письмо Минфина от 22.12.2020 № 03-04-06/112275).
Существуют также определенные группы граждан, которые, согласно части 3 статьи 207 Налогового кодекса РФ, признаются резидентами вне зависимости от продолжительности их нахождения в России):
- военнослужащие РФ, служащие за границей;
- государственные и муниципальные служащие в командировках за рубежом;
- работники, участвующие в реализации межправительственных соглашений по атомной энергии за пределами России.
Как проверить статус работника?
Нормативные акты не содержат фиксированного списка документов. Наличие человека на территории Российской Федерации можно засвидетельствовать с помощью любых документов, оформленных в установленном порядке.
Для достижения этой цели можно использовать следующие документы:
- подтверждение от налоговой инспекции — выдается по запросу лица на основании представленных доказательств его пребывания в РФ. Действует только на протяжении одного календарного года (п. 7 Приказа ФНС РФ от 07.11.2017 № ММВ-7-17/837@);
- копия паспорта с отметками пограничного контроля о въезде/выезде;
- миграционная карта с отметками о пересечении границы;
- гостиничные квитанции, билеты, другие документы, подтверждающие проживание или передвижение по РФ;
- табель учета рабочего времени, командировочные удостоверения, иные внутренние документы компании;
- любые иные документы, фиксирующие фактическое присутствие в России (например, банковские чеки, данные сотовых операторов).
Документы, которые не являются подтверждением:
- вид на жительство в другой стране;
- свидетельство о регистрации по месту пребывания/жительства.
Представленные документы служат подтверждением права на временное проживание, но не удостоверяют фактического присутствия.
Как правильно подсчитать дни пребывания в РФ?
Перед каждой выплатой дохода и по завершении календарного года работодатель должен устанавливать налоговый статус. В расчет включаются все дни, проведенные на территории Российской Федерации, включая дни въезда и выезда. Учитываются также периоды выезда для получения лечения или обучения (до шести месяцев), а также периоды работы на морских месторождениях. Если в течение года налоговый статус сотрудника изменился (например, нерезидент стал резидентом), налог на доходы физических лиц пересчитывается. Восстановление излишне уплаченного налога осуществляется налоговым органом по запросу работника (часть 1.1 статьи 231 НК РФ).
Эти же правила распространяются и на дистанционных работников.
Ответственность работодателя за ошибки
Работодатель, выступая в качестве налогового агента (часть 5 статьи 24 Налогового кодекса РФ), несет ответственность за корректность исчисления и уплаты НДФЛ. В случае ошибочного определения налогового резидентства и, как следствие, неправильного применения ставки НДФЛ, работодатель может быть привлечен к налоговой ответственности.
Ему может быть назначена санкция в виде взыскания:
штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога (ч. 1 ст. 123 НК РФ);- штраф 500 рублей за каждый документ с недостоверными сведениями (ст. 126.1 НК РФ);
- штраф 20% от суммы налога, если работник неправомерно получил инвестиционный или сберегательный вычет из-за недостоверных данных от работодателя (ст. 126.2 НК РФ).