Необходимые сведения в сопроводительном письме к документам

Автор: | 19.08.2022

Сопроводительное письмо, входящее в комплект передаваемых третьим лицам документов, – нетривиальный документ. Законодательство не обязывает составлять его к документам. Вместе с тем, это важное письмо служит напоминанием о получателе, дате и причине передачи документов, а также подтверждает выполнение обязанности по их передаче и уведомлению сторон.

Для документа под названием «Сопроводительное письмо» не существует установленной формы. Важно помнить, что для придания ему юридической силы необходимо включить все необходимые реквизиты.

При написании рекомендательного письма важно соблюдать определенные требования.

  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации».
  • ГОСТ 7.0.8-2013 «Систему стандартов по информации, библиотечно-издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ 7.0.8-2013 Определяет понятия, применяемые в делопроизводстве и архивно-документальном деле.

ГОСТ Р 7.0.97-2016Устанавливает содержание реквизитов документации, порядок их оформления, в том числе при использовании информационных технологий. Определяет виды бланков, состав их реквизитов, схему размещения реквизитов на документе. Предоставляет образцы бланков и правила создания документов.

Правила оформления документа по ГОСТу

Письмо-сопровождение можно оформить как на бумаге, так и в электронном виде.

При наличии двух и более страниц у документа, страницы нумеруют. Нумерация страниц выполняется посередине верхнего поля документа не ближе, чем на 10 мм к верхней границе листа.

Допускаются двусторонние документы: начало – на лицевой, конец – на оборотной стороне листа. Ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне у двустороннего документа должна быть одинаковой.

Для документа подойдут любые бесплатные шрифты. Рекомендуемые размеры — 12, 13, 14 пунктов. Для таблиц — меньше.

Начать новый абзац перед заголовками разделов и подразделов.

Необходимые сведения для документов ГОСТа, включая письмо-сопровождение.

В ГОСТе Р 7.0.97-2016 указан перечень из тридцати обязательных реквизитов, однако не все из них необходимы в сопроводительном письме к обычному деловому сообщению частной компании.

Обязательными реквизитами документов являются:

  • наименование организации — автора документа;
  • код организации — автора документа;
  • дата документа;
  • место составления (издания) документа;
  • регистрационный номер документа;
  • адресат;
  • Название документа или типовой формы документа (в том числе заголовок).
  • заголовок к тексту;
  • код формы документа;
  • индекс;
  • текст;
  • визы;
  • подпись;
  • Ф. И. О. составителя документа.
  • печать;
  • Пометки: о приложенных файлах к документу, о выполняющем работу (если это не подписывающий документ человек), о получении документа и о его направлению.

Дата документа равна дате подписи или дате описываемого в документе события.

Товарный знак может присутствовать на документах согласно уставу организации. Только товарный знак указать недостаточно; на бланке также должно быть указано коммерческое обозначение юридического лица.

Название организации должно быть таким же, как название юридического лица по его учредительным документам. При необходимости можно поставить в скобки краткое название организации, если его предусмотрено уставом.

На бланке с организацией необходимо указать почтовый адрес, номер телефона, факса, электронную почту, сетевой адрес, код по ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.

Бланки документов

Для бланков документов, установленных ГОСТ Р 7.0.8, применяют бумагу форматов А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм); для изготовления бланков резолюций используют бумагу форматов А5 (148 × 210 мм), А6 (105 × 148).

Каждый лист бумаги, выпущенный на бланке или без него, должен иметь поля не меньше…

  • 20 мм — левое;
  • 10 мм — правое;
  • 20 мм — верхнее;
  • 20 мм — нижнее.