Если первичка утрачена, подтвердить налоговые обязательства будет невозможно. Бездействия повлечет за собой самостоятельный расчет налогов инспекцией. Даже форс-мажор, ставший причиной утери документов, не освободит от ответственности.
Кто отвечает за первичку
Статья 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет правила хранения первичной документации.
Правило 1 — первичку храните 5 лет
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская (финансовая) отчетность хранятся экономическим субъектом не менее пяти лет после отчетного года согласно правилам организации государственного архивного дела.
Срок исчисляется с момента последнего использования документа.
Документы учетной политики, стандарты хозяйствующего субъекта и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи, хранятся не менее пяти лет после года последнего использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Правило 3 — обеспечьте безопасность
Бухгалтерские документы нужно хранить безопасно и защищать от несанкционированных изменений.
За нарушение правила 4 отвечают организация и ее руководитель.
Руководитель организации отвечает за хранение всех первоначальных документов. При нарушении требований к хранению, с руководителя может быть взыскан штраф по статье 15.11 КоАП РФ.
Налоговый кодекс обязывает организации хранить документы, необходимые для расчёта налогов, в течение пяти лет (подп.8 п. 1 ст. 23). Отсутствие первичных документов и регистров бухгалтерского учёта признается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов. За такое правонарушение фирмы наказываются по статье 120 НК РФ.
В случае потери бухгалтерской документации ответственным могут признать руководителя организации или саму фирму.
Арбитражный суд вновь утвердил эту позицию своим постановлением.
В чем причина применения расчётного метода контролем?
При отсутствии со стороны плательщика необходимых документов в течение двух месяцев и более налоговая служба может устанавливать размер налоговых обязанностей расчётным способом (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).
По информации о налогоплательщиках с похожей ситуацией это выполняется независимо от причины потери документов.
Главное, что компания не предоставила данных и действовала бездействуя, не пытаясь восстановить потерянную информацию или предоставить другую для более точного расчета налогов.
Успешное выполнение этих задач возможно лишь при надлежащем исполнении налогоплательщиком обязанностей, включающих ведение учета доходов (расходов) и объектов налогообложения, а также представление в инспекцию всех необходимых документов для расчета и уплаты налогов.
Налогоплательщик несет ответственность за доказывание того, что расчетные доходы и (или) расходы, установленные налоговой инспекцией, не соответствуют реальной экономической деятельности.
В постановлении Арбитражного суда Центрального округа от 30 марта 2021 года № Ф10-5558/2020 по делу № А09-4744/2020 сообщается об этом.
В ходе проверки инспекция предложила фирме предоставить налоговому органу сведения об организациях-участниках проверок за анализируемый период. Компания ответила, что представить бухгалтерские документы в полном объёме не удастся, так как их утратили из-за протечки отопительной трубы в архиве. Предоставить информацию об аналогичных налогоплательщиках тоже невозможно – фирма недостаточно обеспечена информационными ресурсами.
В связи с этим инспекция произвела расчет налогов, основываясь на своих данных о налогоплательщиках-аналогах.
Их отбирают, как правило, по таким критериям:
- Характер выполняемых работ (в данном случае — возведение жилых и нежилых зданий).
- доходы от реализации;
- организационно-правовая форма;
- территориальная реализация;
- климатические условия осуществления деятельности;
- сезонность деятельности;
- среднесписочная численность.
Чего не сделала компания
Компания не представила доказательств правильности расчёта налогов, указанных инспекцией.
В такой ситуации фирма могла предоставить инспекторам любые другие документы и сведения, в том числе о других налогоплательщиках, занимающихся аналогичной деятельностью и имеющих показатели деятельности, более приближенные к её собственным, для корректировки сумм налогов, определённых расчётным путем инспекцией. Также фирма могла составить свой расчет налоговых обязательств, который инспекция должна была принять и рассмотреть.
Компания обосновала свое решение форс-мажором, но за это заплатила: ей начислили свыше 26 миллионов рублей НДС, налога на прибыль, штрафов и пеней.