Компания, лишенная документами о своей деятельности бывшим руководителем, имеет право требовать их возврата и взыскивать неустойку в суде.
Суд вновь потребовал от бывшего руководителя вернуть фирме документы и уплатить штраф.
Кто отвечает за хранение документов организации
Согласно пунктам 1 и 3 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность не менее пяти лет после отчетного года. Руководитель несет ответственность за хранение документов (п.1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 №402- ФЗ).
Закон даёт директору возможность возложить ведение и хранение бухгалтерской документации на главного бухгалтера компании. Однако ответственность за сохранность бухгалтерских документов всё равно лежит на руководителе. В случае утери или порчи документов обязанность по восстановлению несет директор.
При наличии документов у третьих лиц требуется документальное подтверждение (например, акт передачи документов организации, обслуживающей бухгалтерию по договору).
Передача дел при смене директора — обязательна
При замене руководителя предприятие само устанавливает порядок передачи документов (п. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ). Способ передачи обуславливается объёмом, типом документации и правилами документооборота компании.
Руководитель организации после завершения полномочий обязан передать дела. Это включает не только общие сведения о текущем состоянии дел, но и возврат компании всех её документов, которые, по каким-либо причинам, находятся у бывшего руководителя, а не в организации.
Передачу документов от предыдущего директора новому руководителю нужно зафиксировать документально, например, актом.
Позиция судов по этому вопросу
Нарушение правил налоговой и бухгалтерской отчетности при смене руководства часто становится причиной судебных разбирательств для компаний и бывших руководителей.
Судебное постановление № А32-19859/2022 от 19 марта 2025 года, вынесенное 15-й Арбитражной Апелляционной Судом, стало новым решением по спору.
Новое руководство потребовало от бывшего директора предоставить все документы о компании, в том числе договоры с партнерами, акты приема-передачи, накладные, счета-фактуры, акты уничтожения или пропажи документов. Также руководителю необходимо было объяснить причины отсутствия или утраты учредительных документов, которые подлежат обязательной охране. Бывший директор отказался, утверждая, что документы не составлялись.
Суды, ссылаясь на подп. 4 п. 2 постановления № 62 Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 62, считают действия бывшего директора недобросовестными, если после прекращения полномочий он уклоняется от передачи новому руководству документов организации.
В постановлении от 19 марта 2025 года по делу № А32-19859/2022 судья 15-го ААС обязал бывшего директора в течение двадцати рабочих дней предоставить компании оригиналы документов или представить обоснование их отсутствия.
Обсуждались учредительные документы, бухгалтерские записи по нескольким партнерам, включая договоры и акты, счета-фактуры и накладные, оборотно-сальдовые ведомости и карточки счетов.
Также рассматривалась полная разбивка кредиторской задолженности с указанием контрагентов, запасов, дебиторской задолженности и основных средств. И наконец, кассовые документы.
Если бывший руководитель не выполнит требование суда в течение пяти рабочих дней после вступления решения в силу, то ему придётся заплатить штраф в триста рублей за каждый день просрочки до момента фактического выполнения решения суда.
Ранее аналогичные решения принимались. постановление АС Северо-Кавказского округа от 27.02.2024 по делу № А32-24513/2023