Средства по распоряжению чаще всего не выдают в наличной форме, удобнее и практичнее — перевод на карту. Однако нужно помнить, что банковский контроль постоянно усиливается, и перечисленные работнику деньги банк может списать для других нужд, а карту заблокировать.
Желательно зафиксировать порядок перечисления подотчетных средств на карты сотрудников локальным актом компании, например, Положением о расчетах с подотчетными лицами.
Компания может установить основные правила для выплаты денег под отчет в учетной политике. Там же можно определить возможность выдачи сумм подотчета как через кассу, так и на карты сотрудников.
Деньги под отчет выдаются только работникам, с которыми у компании заключен либо трудовой, либо гражданско-правовой договор. Перечень лиц, которым можно выдать деньги под отчет, указан в подпункте 6.3 пункта 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У и письме ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.
За последние два года законодательство по выдаче денег под отчет работникам не претерпело кардинальных изменений. Важно правильно заполнять платежку для перевода подотчетных сумм, чтобы банк верно идентифицировал платеж, и оформлять авансовый отчет. Актуальнее это стало с ростом числа самозанятых и ИП в рядах сотрудников компаний.
Основание для выдачи денег под отчет
В течение длительного времени бухгалтерские службы осуществляли выплаты по окладу, основываясь на заявлениях и приказе руководителя.
Теперь заявление – необязательный документ. Достаточно приказа руководителя, подписывающего, включая подотчетного.
Чтобы организовать работу бухгалтерии при большом количестве подотчетных лиц, заявление может быть полезным инструментом. Руководитель компании и главный бухгалтер решают, составлять его или нет. Если в компании принято решение составлять заявления, нужно закрепить это правило, а также сроки выдачи денег в положении о расчетах с подотчетными лицами.
Образец заявления о выплате денежных средств по командировочным расходам. .
В любой ситуации следует оформлять приказ о выплате денежных средств под отчет.
Возможна выдача денег под отчет как наличными из кассы, так и на банковскую карту. Наличные можно получить с расчетного счета или из кассы при условии поступления средств как выручка от реализации товаров, работ, услуг. Нельзя выдавать наличные под отчет из других источников. Например, нельзя выдавать под отчет деньги, возвращенные в кассу другим подотчетным сотрудником.
Выбор карты для получения денежных средств под отчет
Деньги под отчет могут быть перечислены на банковскую карту, используемую для выплаты заработной платы, либо на другую карту работника.
В платежке укажите, что выдаваемые суммы являются подотчетными. В поле 24 «Назначение платежа» введите, например: «Аванс на командировочные расходы» или «Под отчет на оплату командировочных расходов», «Аванс на хозяйственные нужды» и так далее.
При проблемах с идентификацией платежа налоговая может считать перевод зарплатой и начислить НДФЛ с страховыми взносами. В судах подобные споры обычно выигрывают компании, но лишние проблемы никто не желает. Следовательно, укажите назначение платежа максимально точно.
Контроль расходования служебных средств сотрудником.
Прежде чем выдать деньги под отчет, убедитесь, что на работника не оформлено исполнительное производство и его карта не заблокирована.
При блокировке карты вернуть перечисленную сумму невозможно до снятия ограничения. Сотрудник тоже не сможет использовать деньги на оплату товаров или услуг.
Если приставы спишут подотчетные деньги в пользу долга, вернуть их практически невозможно. Подотчетные суммы не являются социальными выплатами. Приставы могут списать их в счет погашения задолженности. Изъятию не подлежат командировочные суммы, алименты, пособия по беременности и родам и тому подобное.
В подобных ситуациях суд не устанавливает зависимости между деяниями (бездействием) пристава и ущербом организации.
Корпоративная карта
Альтернативой, более безопасной по своей природе, выступают корпоративные карты. К ним можно прикрепить как основной расчетный, так и особый счёт фирмы.
На карту можно перевести сумму, полученную работником под отчет. Риск внезапного ограничения работы корпоративной карты меньше, а списания по судебным решениям в отношении работника исключены.
Отчет по подотчетным деньгам
Работник должен предоставить полный отчет о всех суммах, полученных под отчет. приложить все документы Оплата может осуществляться не только с помощью чеков. Пригодны также слипы, квитанции электронных терминалов и тому подобное (см., например, письмо Министерства финансов Российской Федерации от 21.05.2021 № …). 03-03-07/38967Постановления АС Московского округа от 19 мая 2021 года № Ф05-9278/2021 и ФАС того же округа от 29 мая 2006 года № КА-А40/4677-06.
Сотрудник обязан предоставить отчет о расходовании средств не позже чем через три рабочих дня после окончания срока действия счёта.
Рекомендуется добавить выписку из банка, где видно поступление денег от компании и их расходы подотчетным лицом. Это не обязательно, но может быть полезно как дополнительная защита.
Авансовый отчет заполняет сотрудник, получивший аванс. Законом не разрешена передача денег от одного ответственного лица другому.
Список документов для получения аванса.
- Приказ Либо директива руководителя организации по предоставлению сотруднику денежных средств во временное пользование. Заявление работника Выдача определённой суммы для покупки товаров, выгодных компании, или служебная записка.
- Авансовый отчет по форме № АО-1. Скачать форму
- Документация о приобретениях для компании (чекы, товарные накладные, счета-фактуры).
- Бухгалтерские документы об оформлении полученных товаров, услуг и работ (акты, накладные и подобные).