С 1 сентября 2025 года Минтруд внес существенные изменения в порядок оформления отношений с материально ответственными лицами (МОЛ), что подтверждается приказом № 251н от 16 апреля 2025 года).

Договоры о полной материальной ответственности, такие договоры, предусматривающие компенсацию убытков в полном объеме за повреждение имущества организации, могут быть заключены с сотрудниками, которым исполнилось 18 лет и которые непосредственно используют ее имущество, товары, денежные средства и прочее.

Что такое полная материальная ответственность?

Работники обязаны возмещать причиненные работодателю реальный ущерб в полном объеме, независимо от ограничения суммой среднего месячного заработка. В отличие от ограниченной материальной ответственности, когда удержание не может превысить средний заработок, при полной ответственности работник должен возместить всю сумму недостачи или стоимость поврежденного имущества.

В каких ситуациях возможно взыскание всей суммы: примеры из статьи 243 Трудового кодекса РФ

В соответствии со статьей 243 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель имеет право требовать полного возмещения ущерба лишь в определенных случаях, даже при отсутствии договора о полной материальной ответственности. В 2026 году перечень таких ситуаций включает:

1. Ущерб, возникший вследствие недостачи имущества, полученного по договору или на основании разовых распорядительных документов (например, доверенность или накладная).
2. Сознательные действия, подтвержденные прямым намерением повредить чужое имущество или совершить кражу.
3. Наличие состояния алкогольного опьянения, зафиксированное в медицинском заключении.
4. В результате совершенных действий, которые суд квалифицировал как преступление или административное правонарушение, был нанесен ущерб.
5. Раскрытие конфиденциальной информации (коммерческой, служебной, государственной).
6. Невыполнение служебных обязанностей, не связанное с выполнением трудовой функции (например, повреждение оборудования в личных целях в нерабочее время).

Заместители руководителя и главные бухгалтеры могут нести полную ответственность в соответствии с условиями трудового договора, даже если отсутствует отдельный документ о ПМО. В то же время, для руководителя организации заключение отдельного договора не требуется, поскольку он несет ответственность по умолчанию (статья 277 Трудового кодекса РФ).

Ключевое изменение 2026 года

Приказ Минтруда № 251н заменил устаревшее Постановление № 85 от 31.12.2002. Теперь все договоры о полной материальной ответственности (индивидуальные и коллективные) должны соответствовать новым типовым формам, утвержденным этим приказом.

1. Использование электронных документов стало законным, но требует обязательного подтверждения с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При коллективной (бригадной) ответственности процедура приема новых участников или исключения из бригады теперь оформляется посредством электронных заявлений. Договор о материальной ответственности по ЭДО: новый порядок!
2. В список должностей, с которыми допустимо заключение договоров, были внесены изменения. Теперь в него включены IT-специалисты, имеющие доступ к техническим средствам и информационным ресурсам, а также определенные категории удаленных работников, выполняющих задачи с использованием имущества компании. Если должность отсутствует в обновленном перечне, заключение договора о полной материальной ответственности с работником недопустимо. Это является серьезным нарушением, которое может привести к отклонению исковых требований в судебном порядке.
   С 1 сентября 2025 года вступают в силу обновленные перечни должностей и работ, связанных с материальной ответственностью
   Составление договора о материальной ответственности возможно не со всеми сотрудниками
   К договорам о полной материальной ответственности могут привлекаться работники
3. Начиная с 1 сентября 2025 года, будут использоваться исключительно две стандартные формы договоров:
• Приложение № 3 — для индивидуальной ответственности;
• Приложение № 4 — для коллективной (бригадной).

Согласно новым формам договоров, необходимо включить в них:

• 
  периодичность инвентаризаций и сроки сдачи отчетности;
• варианты возмещения (единовременно или в рассрочку);
• лимиты удержаний из зарплаты;
• обмен документами через ЭДО;
• освобождение от ответственности (форс-мажор, нормальный хозриск), при которых работник освобождается от возмещения.

Инструкции для кадровика и бухгалтера

Работа со старыми договорами

Договоры, заключенные по устаревшим формам (до 1 сентября 2025 года), подлежат переоформлению), не нужно. Они продолжают действовать (разъяснение Минтруда в письме от 16.06.2025 № 14-6/ООГ-2774). Однако при найме нового сотрудника или при внесении изменений в обязанности уже работающего, следует использовать исключительно актуальные формы. Перезаключать или нет договоры о матответственности к 1 сентября?

Оформление договора в 2026 году

• Начните с проверки наличия данной должности в Перечне (Приказ № 251н).
• На втором этапе необходимо убедиться, что работнику исполнилось восемнадцать лет.
• Шаг 3. Оформите договор. В верхней части документа обязательно пропишите должность представителя организации (например, директора или его заместителя).
• Шаг 4. Печать организации ставить необязательно.

Процедура взыскания ущерба

Для сохранения указанной суммы необходимо действовать в соответствии с четко регламентированным порядком (статья 247 Трудового кодекса РФ).

1. Зафиксируйте факт. Необходимо провести инвентаризацию и оформить соответствующий документ: акт о порче имущества или служебную записку.
2. Потребуйте объяснения. Обяжите сотрудника предоставить письменные объяснения. Установите срок – два рабочих дня.
3. Проведите проверку. Необходимо сформировать комиссию, собрать подтверждения вины и оценить размер понесенного ущерба. Также следует убедиться в наличии договора о ПМО и проверить его соответствие актуальному перечню.
4. Рассчитайте сумму. Ответственность распространяется исключительно на возмещение непосредственно понесенного ущерба, выраженного в реальных потерях и расходах на восстановление. Компенсация упущенной выгоды не предусмотрена.
5. Издайте приказ. Предоставить необходимые сведения следует в течение месяца, отсчитываемого с даты окончательного определения размера ущерба (статья 248 Трудового кодекса Российской Федерации). В случае пропуска указанного срока, обращение возможно только через судебный порядок

Коллективная (бригадная) ответственность. Когда установить, кто конкретно несет ответственность (например, складской работник или продавец), не представляется возможным, применяется бригадная ответственность. Суть этого подхода заключается в том, что договор подписывают все участники бригады. Чтобы защитить права работника, он может быть освобожден от обязанности возмещать ущерб, если предоставит доказательства того, что убытки возникли не по его вине (часть 3 статьи 245 Трудового кодекса РФ). В случае обращения в суд для взыскания ущерба, судья определяет степень ответственности каждого члена бригады.

Риски и частые ошибки работодателей

• Ошибка 1. Составление договора с работником, не включенным в установленный перечень, может быть признано недействительным в судебном порядке. Например, охранник, отсутствующий в данном перечне, не может быть привлечен к полной ответственности за пропажу товара со склада, если это не произошло по его вине.
• Ошибка 2. Пропуск месячного срока на выпуск распоряжения. Если с момента определения размера ущерба прошло более 30 дней, удерживать средства вне судебного разбирательства не представляется возможным.
• Ошибка 3. Неучет электронного документооборота. В случае, если в компании используется электронный документооборот, а сотрудник поставил подпись под бумажным договором (или наоборот), это может привести к разногласиям относительно законности документа. Необходимо выработать единую практику.

Автор. Е.Грицак