Причин, по которым могут возникнуть переплаты отпускных, несколько. Наиболее распространенная из них – предоставление отпуска до получения соответствующей выплаты. Однако, возможны и ошибки в расчетах бухгалтерии, повторные платежи, сбои в программном обеспечении и другие подобные ситуации.

Когда сотруднику была произведена выплата в большем размере, чем положено, и возникла задолженность, это часто создает трудности для бухгалтерии, даже если причиной переплаты стало необдуманное действие руководителя.

Три причины переплаты отпускных

Возникновение излишней выплаты в связи с предоставлением отпуска досрочно

В соответствии со статьей 115 Трудового кодекса Российской Федерации, работнику положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней в течение рабочего года. Право на использование отпуска после приема на работу возникает по истечении шести месяцев. Однако, согласно статье 122 Трудового кодекса РФ, при наличии согласия работодателя, работнику может быть предоставлен отпуск и до истечения этого срока.

В случае, если работник покинет компанию до отработки авансированного отпуска, перед ним возникает задолженность перед организацией, которую бухгалтерии потребуется списать».

Арифметическая ошибка

Счетная ошибка определяется как неправильные арифметические расчеты. Это ошибка, возникающая в процессе выполнения математических операций, например, случайное замена сложения на вычитание.

В случае обращения в судебную инстанцию для возврата излишне уплаченной суммы, потребуется доказать наличие ошибки в расчетах. Для этого необходимо будет предоставить объяснительную записку бухгалтера, содержащую математические формулы и детальные расчеты.

Сбой программы

Ошибка может быть вызвана не только действиями бухгалтера, а из-за сбоя в бухгалтерской программе. Причем, это случается не так редко, как хотелось бы.

Некорректные арифметические операции или использование устаревших правил, вызванное отсутствием своевременного обновления программы, также могут стать причиной ошибки.

В случае обращения компании в судебную инстанцию для возврата излишне выплаченных отпускных, необходимо будет доказать наличие ошибки. Для этого потребуется отчет или заключение специалистов IT-отдела. Документов, таких как акт или объяснительная записка бухгалтера, будет недостаточно.

Следует учитывать, что не всегда программный сбой будет квалифицирован судом как счетная ошибка.

Существуют три возможных пути разрешения ситуации с излишне выплаченными отпускными

Существует не менее трех способов устранения проблемы с излишней оплатой:

1. Необходимо получить от работника письменное согласие на списание долга из заработной платы.
2. Вернуть переплату через суд.
3. Простить долг работнику.

Иногда работодатель не имеет возможности вернуть излишне выплаченные средства при увольнении сотрудника, имеющего задолженность.

Требование о возврате отпускных является неправомерным, если увольнение произошло по одной из предусмотренных законом оснований:

• Работника призвали в армию.
• В связи с проблемами со здоровьем, подтвержденными медицинским заключением, работник покидает место работы.
• Увольнение сотрудника может произойти вследствие сокращения штата или в результате реорганизации или ликвидации предприятия.
• Временно отсутствующего работника заменял другой сотрудник.
• Увольнение произошло вследствие возникших непредвиденных обстоятельств.

Добровольный возврат долга

В случае, если работник добровольно соглашается вернуть излишне выплаченные отпускные, бухгалтерии необходимо получить от него письменное заявление. В этом заявлении сотрудник должен подтвердить свое согласие на возврат неотработанных отпускных посредством удержания из заработной платы.

После этого руководитель организации должен утвердить распоряжение о взыскании задолженности из начислений сотрудника, где будет указан месяц, начиная с которого бухгалтерия имеет право производить удержания.

В соответствии со статьей 138 Трудового кодекса Российской Федерации, бухгалтер обязан соблюдать установленные лимиты на удержание из заработной платы. В каждом случае общий объем всех удержаний не должен превышать двадцати процентов (согласно письму Минтруда от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142)

При добровольном возврате полученной переплаты не требуется проводить никаких расчетов с сотрудником по НДФЛ, так как возвращаются средства, из которых налог уже был вычтен.

После окончания отпуска и возвращения сотрудника на работу, бухгалтер обязан отменить запись о начислении отпускных и списать соответствующую сумму в составе расходов в налоговом учете.

Налоговые выплаты, удержанные с отпускных, также подлежат отмене. Возникшую за счет этого излишнюю выплату по налогу можно вернуть на расчетный счет организации или использовать для погашения будущих платежей в бюджет.

Переплата может возникнуть не только по налогу на доходы физических лиц, но и по страховым взносам. В течение рассматриваемого периода необходимо учесть изменения в порядке их начисления и скорректировать переплату посредством последующих платежей. В случае, если в связи с отменой начисления отпускных в личном кабинете организации в пенсионном фонде по работнику возникают отрицательные значения, отчет от компании не будет принят. Поэтому корректировка должна быть произведена не за текущий, а за предшествующий период.

Возврат переплаты отпускных через суд

В случае отказа работника от добровольного возврата задолженности, компания имеет право обратиться в судебные органы.

Запланированные компанией суммы, подлежащие взысканию с сотрудника через судебное разбирательство (без удержания НДФЛ), следует перенести с бухгалтерского счета 70 на счет 73.

Работодатель выиграл суд

В случае выигрыша работодателя в суде, возвращенную сумму необходимо списывать в корреспонденции со счетами 50 или 51.

Необходимо отменить данные траты, как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте.

Сумма страховых взносов, превышающая начисленную, будет учтена как задолженность перед фондом и отражена в текущей отчетности.

Возникшую избыточную выплату по налогу на доходы физических лиц можно получить на расчетный счет или использовать для погашения будущих платежей в бюджет.

Работодатель суд проиграл

В случае проигрыша дела, суммы, заявленные для возврата долга, необходимо перевести со счета 73 на счет 70.

Излишки, возникшие при расчете отпускных, следует учесть на счете 91 и списать в налоговом учете. В данной ситуации страховые взносы будут признаны законно уплаченными.

Налог на доходы физических лиц при выигрыше работника удерживается и перечисляется надлежащим образом, дополнительных действий не требуется.

Судебная практика часто опирается на Определение Верховного Суда от 5 февраля 2018 года № 59-КГ17-19, которое указывает на отсутствие правовых оснований для принудительного взыскания задолженности с сотрудника через суд, если работодатель не смог удержать отпускные за все не отработанные дни отпуска при расчете при увольнении. В связи с этим добиться успеха в судебном разбирательстве будет затруднительно.

На это обратил внимание Минтруд в письме от 30.03.2021 г. № 14-3/ООГ-2784.

Прощение долга работнику

Это наиболее удобное решение, так как потребуются незначительные изменения в бухгалтерском учете, и не возникнут дополнительные расходы, такие как оплата юридических услуг и уплата судебных пошлин.

В случае, если задолженность образовалась вследствие неучтенного аванса, необходимо отменить проводку по начислению отпускных и не учитывать сумму переплаты в качестве налоговых вычетов. Дебетовое сальдо по счету 70 сохранится до момента его списания.

Переплаченные суммы НДФЛ и страховых взносов с отпускных признаются законно уплаченными.

Возврат задолженности сотрудника может быть оформлен на основании приказа руководителя или после истечения трех лет исковой давности. Операция отражается проводкой: дебет счета 91, кредит счета 70.

В случае возникновения задолженности вследствие перерасхода отпуска необходимо отменить проводку по начислению отпускных и исключить указанную сумму из перечня налоговых вычетов. Дебетовое сальдо по счету 70 сохранится до момента его списания.