Раннее завершение командировки или отмена рейса навряд ли пройдёт без потерь, но их можно свести к минимуму.
Действия при укорачивании длительности служебного отпуска.
Уменьшив срок командировки, составляют приказ о причинах изменений и новых датах выезда.
Исходный приказ о командировке Необходимо сохранить информацию о том, почему сотруднику пришлось сменить билеты и раньше срока покинуть место командировки.
Приказ будет служить основанием для выделения средств на дополнительные расходы, связанные с продлением сроков командировки.
- Причина изменения срока командировки.
- Установить новые сроки командировки.
- Отменить резервирование номера в отеле, учитывая измененные даты деловой поездки.
- Если гостиница взыскала с работника штраф за уменьшение периода проживания или он бронировал номер по неуплате тарифа, то согласно новому приказу обе суммы можно отнести к расходам.
- Возврат и переоформление билетов Если обратный билет был возвращаемым, то плата перевозчику за переоформление его на другую дату может быть учтена в расходах.
Разницу в тарифах также учтут при доплате. В новом приказе стоит указать разрешение на обратный перелет любым классом для большей безопасности.
В случае наличия у сотрудника невозвратного билета, к расходам будут относиться его цена за минусом сумм возвращенных сервисных и аэропортовых сборов, а также стоимость нового билета для обратного пути.
- Перерасчет стоимости проезда исходя из реальной длительности путешествия.
Излишек первоначально выданных суточных работник должен вернуть.
При решении директора выплатить суточные в полном объёме целесообразно воздержаться от включения их в расходы.
Замена обратного билета
Сотрудник мог вернуться из командировки не на запланированном, а на другом виде транспорта. Такое могло произойти по причине действий авиакомпании.
В сообщении Роспотребнадзора от 24 февраля 2022 года указано, что при отмене, задержке рейса, изменении маршрута перевозки или выполнении рейса не по расписанию пассажир имеет право на возврат уплаченной провозной платы.
Возврат денежных средств или обмен билетов на другие даты доступны пассажирам отменённых рейсов.
Для осуществления этого действия следует связаться с авиакомпанией или организацией, где были куплены билеты, и написать заявление.
Нельзя учесть расходы на отмененный авиарейс. Однако, если работник подал заявление перевозчику, то в расходы можно будет включать комиссию за возврат билета.
Фактические затраты на возврат по другому виду транспорта можно включать в командировочные расходы, как обычно.
Сотрудник к авансовому отчету прилагает документы, подтверждающие расходы на проезд, и объяснительную записку о смене вида транспорта по обратном пути из командировки. В записке должна стоять виза директора об утверждении непредвиденных расходов.
Если командировка не состоялась
Расходы по командировке, которая не состоялась по уважительным причинам, командировочными не признаются, так как поездки не было. Минфин советует отражать подобные расходы как убытки — включать их во внереализационные расходы, при условии соблюдения критериев, указанных в пункте 1 статьи 252 НК РФ, и если такие расходы не перечислены в статье 270 НК РФ (см. письмо от 18 мая 2018 г. № 03-03-07/33766).
В качестве варианта возможна отражение этих сумм в качестве прочих расходов – перечень таких расходов не ограничен (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).