
До 4 мая нужно подать отчетность по форме 6-НДФЛ. Татьяна Нечаева, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения группы компаний «Ю-софт», и редактор «Расчета» Анна Мишина подготовили список рекомендаций для заполнения новой формы.
С 2016 года работодателям, выплачивающим доходы физическим лицам по трудовым и гражданско-правовым договорам, введена ежеквартальная отчетность по форме 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Расчет содержит обобщенные данные о выплаченных доходах, исчисленном и удержанном НДФЛ, сроках его удержания и сроках оплаты по всем сотрудникам компании. Новая отчетность отличается от формы 2-НДФЛ, которая подается по каждому работнику отдельно. Формат и порядок заполнения формы 6-НДФЛ утверждены приказом ФНС от 14 октября 2015 года № ММВ-7-11/450@.
Сроки сдачи формы 6-НДФЛ
Налоговый агент обязан предоставлять расчеты за каждый квартал, полугодие и девять месяцев ежеквартально, до последнего числа месяца, следующего за истекшим периодом. Первый отчет по форме 6-НДФЛ для первого квартала этого года нужно представить не позднее 4 мая 2016 года.
Напомним, что письмом от 21 декабря 2015 года № БС-4-11/22387 ФНС скорректировала срок представления расчета с учетом праздничных дней (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Крайний срок сдачи отчета за полугодие – 1 августа 2016 года, за 9 месяцев – 31 октября. Отчитаться за 2016 год нужно не позднее 1 апреля 2017 года (п. 2 ст. 230 НК РФ). Расчет за 2015 год представлять не требуется. Уточненный расчет 6-НДФЛ необходимо представить, если в ранее направленном документе: не отражены необходимые сведения, они отражены не полностью или в документе содержится недостоверная информация.
Новая форма заполняется на бумаге при количестве сотрудников, получавших доход от агента, меньше 25 человек. При числе работающих в компании более 25 необходимо подавать расчеты электронным способом.
Куда представлять расчет 6-НДФЛ?
Порядок представления расчетов по форме 6-НДФЛ определяется наличием обособленных подразделений у организаций и системой налогообложения у предпринимателей (п. 2 ст. 230 НК РФ). Как правило, расчет нужно подавать в ИФНС по месту учета организации или регистрации ИП по месту жительства.
При наличии ОП форму 6-НДФЛ необходимо предоставлять в инспекцию по месту каждого обособленного подразделения (письма ФНС от 30 декабря 2015 г. № БС-4-11/23300@, Минфина от 19 ноября 2015 г. № 03-04-06/66970).
Необходимо запомнить, что расчет заполняется агентом отдельно по каждому ОП, независимо от того, что они состоят на учете в одной инспекции, но на территориях разных муниципальных образований (разные ОКТМО) (письмо ФНС от 28 декабря 2015 г. № БС-4-11/23129). Если подразделения находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях, подведомственных разным ИФНС, организация имеет право встать на учет в одной инспекции и подавать расчеты туда (п. 3 ст. 83 НК РФ).
Обратите внимание
Отсутствие рекомендаций или разъяснений министерств по освобождению компаний от подачи «нулевого» НДФЛ обуславливает необходимость подачи 6-НДФЛ при отсутствии выплат доходов физическим лицам и удержания НДФЛ, указывая в отчете нулевые показатели.
Крупные компании могут выбирать: подавать отчеты в налоговую службу по месту регистрации основного предприятия или по месту учета каждого подразделения. Каждый филиал формирует отдельный расчет (письмо ФНС от 1 февраля 2016 г. № БС-4-11/1395@). ИП на патенте или ЕНВД сдают отчеты в инспекцию по месту своего учета (п. 1.10 приложения № 2).
Используйте онлайн-калькулятор, чтобы посчитать налог на доходы физических лиц.
Что будет, если не подать?
За несвоевременное предоставление ежеквартального отчета в налоговую инспекцию предусмотрена штрафная санкция — 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц, начиная со дня, определенного для представления отчетности (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). В случае если расчет по форме 6-НДФЛ подан позже чем через 10 дней после установленного срока, инспекторы могут приостановить операции по банковским счетам компании.
С 2016 года действует статья 126.1 НК РФ, предусматривающая ответственность за неточные данные – 500 рублей за каждый документ с ошибками. Если организация самостоятельно обнаружит неточность в расчете 6-НДФЛ, исправит ее и подаст уточненку до 4 мая 2016 года, то штраф не наступит. При нарушении формы представления расчета 6-НДФЛ (бумага вместо электронного вида) размер штрафа составит 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).
Порядок заполнения
Форма 6-НДФЛ включает титульный лист и два раздела. На первой странице работодатели указывают свои персональные данные. При заполнении строк «КПП» и «Код по ОКТМО» необходимо учитывать особенности: при подаче расчета по лицам, получившим доход от обособленного подразделения, указываются КПП и ОКТМО этого подразделения, а не головной организации. Коды периодов, за которые подается расчет 6-НДФЛ, нужно взять из Приложения 1 Порядка заполнения расчета. В случае отсутствия возможности внести данные в какую-либо графу, ставится «0».
Согласно абзацу 6 Приложения № 2 расчет заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Это касается обоих разделов. Контрольные соотношения для 6-НДФЛ обновлены письмом ФНС от 10 марта 2016 года № БС-4-11/3852@. Предыдущие контрольные соотношения не согласуются с указаниями контролеров из писем от 12 февраля 2016 года № БС-3-11/553@, от 18 февраля 2016 года № БС-3-11/650@, от 25 февраля 2016 года № БС-4-11/3058@. С их помощью налогоплательщики могут самостоятельно проверить правильность заполнения формы 6-НДФЛ и сверить данные с декларацией по налогу на прибыль, с отчетами по страховым взносам.
Раздел 1 «Обобщенные показатели» заполняется по каждой ставке налога, по которой облагались доходы физических лиц. Если организация выплачивала доходы по разным ставкам НДФЛ, строки 010–050 этого раздела заполняются для каждой из них, и первый раздел может состоять из нескольких страниц. Строку «Итого по всем ставкам» достаточно заполнить один раз на первой странице (п. 3.2 Порядка заполнения). Работодатель проставляет коды и общую сумму налога в соответствующих графах, а также количество работников, доходы которых подлежат налогообложению. Расчет за I квартал включается данные по всем сотрудникам с 1 января по 31 марта 2016 года. Доходы, начисленные в виде дивидендов, выделяются отдельно (стр. 025).
В строке 010 указывается ставка налога.
В строке 020 укажите заработную плату с января по март включительно (п. 1, 2, п. 2 ст. 223 НК РФ). Необлагаемые доходы сюда не включайте.
В строке номер 030 указывают вычеты, предоставляемые работникам.
В строке 040 указывают сумму НДФЛ, рассчитанную с доходов из строки 020. Налог нужно вычислить на дату получения дохода (п. 3 ст. 226 НК РФ, пп. 1–2 ст. 223 НК РФ). В строке 070 отображается удержанный НДФЛ.
В разделе 2 все доходы распределяют по датам. Таких дат три: фактическая дата получения, дата удержания НДФЛ и срок его перечисления. В 2016 году эти даты могли отличаться в зависимости от вида дохода.
Специалисты ФНС обратили внимание плательщиков в письме от 18 марта 2016 года № БС-4-11/4538@ на некоторые аспекты заполнения раздела 2. По их словам, строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 НК РФ, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» – с учетом пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК РФ, а строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» – с учетом пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК РФ. Ревизоры также подчеркнули, что в случае если у разных доходов одна и та же дата получения, но различные сроки перечисления НДФЛ, то строки 100–140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.
Отдельные нюансы
С первого января текущего года датой фактического получения зарплаты является последний календарный день месяца, за который она начислена. Агент обязан удержать НДФЛ в момент фактической выплаты денег (ст. 226 НК РФ) и перечислить не позднее дня, следующего за днем фактической выплаты заработной платы.
При выплате пособий по временной нетрудоспособности и отпускных необходимо заплатить НДФЛ не позднее последнего числа месяца выплаты.
Последний день месяца, за который начислена зарплата, считается днем фактического ее получения (п. 2 ст. 223 НК РФ). В строке 100 расчета следует записать число 31 (или 30), даже если оно выпало на выходной. Порядок удержания не зависит от этой даты. Удержание налога производится при фактической выплате дохода, а перечисление – не позднее следующего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ в ред. от 1 января 2016 г.). Если зарплата выдана 3 марта, то эта дата ставится в строке 110, а в строке 120 надо поставить число 4 марта. Такое разъяснение дала ФНС в письме от 20 января 2016 года № БС-4-11/546@.
Обратите внимание
С первого января текущего года день фактического получения зарплаты совпадает с последним календарным днем месяца, за который зарплата начислена. Агент обязан удержать НДФЛ при фактической выплате денег (ст. 226 НК РФ) и перечислить его не позже следующего дня после дня фактической выплаты заработной платы.
Получив отпускные в 2016 году, работник укажет дату получения дохода в строках 100 и 110, которая совпадёт с датой выплаты денег. В строке 120 дата будет отличаться. Перечисление НДФЛ с отпускных необходимо осуществить в последний день месяца, когда компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ в ред. от 1 января 2016 г.). Если этот день приходится на выходной, то срок переносится на первый рабочий день. Например, если компания выдаст отпускные 23 января, то в строках 100 и 110 будет записана дата 23 января, а в строке 120 – 1 февраля, так как 31 января выпало на воскресенье.
Раздел 2 отражает операции налогового агента за последние три месяца отчетного периода. ФНС противоречиво разъясняет заполнение этого раздела. Сначала Служба указала, что в разделе не отражаются операции прошлых периодов. Позже она сообщила, что в раздел включаются операции последних трёх месяцев, а если операция началась в прошлом периоде и завершилась в текущем, её тоже нужно учесть, поскольку по Налоговому кодексу такие операции отражаются на дату завершения. Если заработная плата за март начислена в апреле, а НДФЛ удержанный в том же месяце – это подлежит отражению в расчете за I квартал (если налог удержан). Например, если зарплата работникам за март 2016 года выплачена 5 апреля, а НДФЛ перечислен 6 апреля, операция отражается в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2016 года. И не нужно её отражать в разделе 2. Данная операция будет отражена при выплате зарплаты работникам за полугодие: строка 100 (дата фактического получения дохода) – 31 марта 2016 года, строка 110 (дата удержания налога) – 5 апреля 2016 года, строка 120 (срок перечисления налога) – 6 апреля 2016 года, в строках 130 и 140 – соответствующие суммы. Но если следовать новым разъяснениям ФНС, контрольные соотношения могут не выполняться, что может повлечь сложности при представлении расчета.
Важно помнить, что новые контрольные соотношения не предполагают равенства показателей первых двух разделов. Возможны отклонения из-за округлений налоговых сумм (п. 6 ст. 52 НК РФ). Лучше руководствоваться разъяснениями ФНС, чтобы избежать штрафов за неточную информацию (п. 1 ст. 126.1, пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ).
Отсутствующая обязанность
В соответствии со статьями 226 и 226.1 Налогового кодекса РФ обязанность представления расчета по форме 6-НДФЛ возложена на налоговых агентов. Если организация в течение года не начисляла и не выплачивала доход физическим лицам, то таковой она не является. Организациям, не являющимся налоговыми агентами, обязанности по представлению формы 6-НДФЛ нет. Об этом сказано в письме Минфина от 2 ноября 2015 года № 03-04-06/63268.
Чтобы обезопасить себя, стоит отправить в ИФНС письмо произвольной формы о прекращении деятельности, отсутствии начислений и выплат зарплаты. В противном случае налоговый орган может заблокировать банковские счета, если компания не сдаст расчет 6-НДФЛ в течение 10 рабочих дней после окончания срока его представления (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
Правила заполнения 6 НДФЛ в 2016 году
В заключение, поговорим о порядке заполнении отчета при выплате дивидендов и предоставлении материальной выгоды.
Дивиденды подлежат налогообложению по ставке НДФЛ в 13 процентов. В разделе 1 сведения о дивидендах предоставляются следующим образом: в строке 010 указывается ставка НДФЛ, применявшаяся для расчета налога, а в строке 020 — общая сумма доходов физических лиц, подлежащих налогообложению по этой ставке.
Заметим: сумму полученных дивидендов записывают отдельно. Строка 025 отображает общий размер дивидендов, а в строке 045 указана сумма налога на доходы физических лиц.
В завершении – о материальной выгоде. Если компания предоставляла физическим лицам беспроцентные займы или займы под низкий процент, полученную экономию, то есть материальную выгоду, нужно отразить в форме 6-НДФЛ по строкам 020, 080 раздела 1 и по строкам 100–140 раздела 2. При этом дату фактического получения «экономного» дохода следует определять на последний день каждого месяца в течение срока предоставления (пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ).