Кадровый учет, подобно другим бизнес-процессам, может стать цифровым уже сейчас. Крупные компании постепенно отказываются от бумажных носителей и переходят на электронный документооборот. Для упрощения перехода к такому формату Минтруд проводит пилотный проект по ведению кадрового учета.
Пожалуйста, расскажите подробнее о концепции пилотного проекта.
Правительство намеренно делает электронный документооборот кадровых процессов массовым явлением. Для реализации такой возможности работодателям предлагается доступ к данной технологии. Чтобы выявить сильные и слабые стороны внедрения новых технологий, было решено провести тестовый проект. Существует два варианта перехода к цифровому документообороту: первый – использовать существующую на предприятии информационную систему, второй – приступить к использованию сайта «Работа в России», для чего необходимо создать «Личный кабинет работодателя». Именно с вторым вариантом возникли технические трудности. В связи с этим было принято решение продлить тестовый проект до осени текущего года.
Единственный повод продолжить испытание электронной системы управления персоналом — ?
Нужно внести доработки в платформу «Работа в России», так как технические возможности сайта не позволяют предложить бизнесу массовую миграцию. К концу года планируется принять изменения в Трудовой кодекс, которые позволят всем работодателям использовать электронные кадровые документы. Без этих изменений 400 компаний, участвующих в эксперименте, должны вернуться к бумажному кадровому учету и потом снова его ввести, что создаст излишнюю нагрузку. Минтруд России называет одной из целей введения электронного кадрового учета бесшовный переход бизнеса на новые технологии.
Оформите подписку на журналы «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на второе полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Государственная платформа
Расскажи, пожалуйста, подробнее о сайте «Работа в России». Какими возможностями обладает эта государственная площадка?
Портал «Работа в России» государство намерено превратить в единый ресурс для рынка труда, аккумулирующий всю информацию о нём. С 2015 года работодатели размещают там сведения о вакансиях, необходимых сотрудниках и людях с ограниченными возможностями здоровья. В прошлом году, во время пандемии, через портал «Работа в России» бизнес продавал дополнительные сведения о работниках. Сайт уже имеет множество сервисов для работодателей, включая отправку отчетности в контролирующие органы. Планируемые доработки сделают площадку ещё более привлекательной для бизнеса.
Какие обновления сайта могли бы заинтересовать работодателей?
Сайт «Работа в России» удобен для работодателей: если работник зарегистрировался на портале через сайт Государственных услуг и прошел идентификацию, то этого достаточно для подписи кадровых документов. Работодателю не нужно покупать дополнительную ЭЦП для сотрудника. Работник может подписать любой документ, который компания предлагает ему для ознакомления.
Каких элементов не хватает сайту «Работа в России» для того, чтобы его можно было применять с сегодняшнего дня для ведения электронного кадрового учета?
Платформа предоставляет работодателям только шаблоны трудовых договоров, что является существенным недостатком. Рабочий контракт подразумевает указание обязательных реквизитов работодателями, поскольку он является главным документом трудовых отношений. Но каждая компания имеет свои требования, которые отражаются в этом документе. Использовать типовую форму не могут многие организации, а сайт «Работа в России» пока не готов предложить персонализацию документов. Разработчикам необходимо устранить эти и другие недостатки в ближайшее время.
Какой, на ваш взгляд, потенциал использования данного сайта?
Думаю, он достаточно большой.
Потребуется ли платная версия сайта?
Малым и средним компаниям затруднительно приступить к применению.
Будет ли портал «Работа в России» интегрирован с контролирующими органами для ускорения обмена документами и сведениями, — этот вопрос наверняка интересен многим работодателям.
Необходимо воспринимать этот сайт не просто как ресурс для поиска работы, а как более масштабную информационную платформу. Уже сегодня сведения о вакансиях, опубликованные работодателем на сайте, считаются уведомлением органов занятости о наличии свободных позиций. Сайт интегрируется с государственными органами, и объем таких интеграций будет только увеличиваться.
Электронное будущее
Вы считаете, что бизнес готов расстаться с бумажными документами?
В течение пяти лет сопровождаем переход к электронному кадровому документообороту, в том числе участвуем в пилотных проектах Минтруда России. Обсуждая этот вопрос с компаниями, могу сказать, что миграция в цифровой документооборот сложна. Причины этого многочисленны. Одна из основных – недоверие к цифровым ресурсам. Бумага – материальный носитель, работодатель понимает, как работать с документами, представлять их в суды, действовать во время проверок. А электронные документы? Что случится, если они исчезнут? Как доказать ознакомление работников с приказами? Большинство компаний задаются подобными вопросами. Да, нужно объяснять все способы работы, возможности, предлагать инструменты автоматизации. Но существует и другая проблема – разный уровень цифровизации контролирующих органов. Бизнес взаимодействует с множеством ведомств: Государственной инспекцией труда, пожарной инспекцией, военкоматами, ФСС, ПФР и др.
В некоторых случаях и у самих проверяющих может быть трудность в понимании процесса подачи электронных документов. Федеральная налоговая служба лидирует среди контролирующих органов по работе с цифровой информацией, но другие ревизоры не всегда способны принять к рассмотрению электронные документы.
Сложности, возникающие в процессе внедрения, сразу же порождают у работодателей сомнения по поводу целесообразности перехода на электронный кадровый учет.
Экономическая эффективность цифровизации кадровых процессов в организации — актуальный вопрос.
Стоимость внедрения цифрового кадрового учета пока высока. Представим компанию с десятью тысячами сотрудников. Отдел кадров обслуживает огромное количество бумаг, и подразделение может быть весьма большим. Сейчас предприятие платит зарплату кадровым работникам, а при переходе к «цифре» потребуется оплата труда операционистам, вводящим данные, и ИТ-специалистам, обслуживающим систему. Последняя категория работников обычно получает высокую зарплату из-за своего спроса. Таким образом, фонд оплаты труда может увеличиться. Не говорю уже о внедрении системы, ее настройке под потребности компании, автоматизации и так далее. Внедрение электронного кадрового учета сегодня может стоить компании миллионы рублей, при этом никто не гарантирует возврат этих денег в будущем. Такие системы могут действительно экономить бизнесу существенные ресурсы, но первоначальные расходы и затраты на сопровождение не всегда позволяют окупить их. Ранее на рынке не было бесплатного ресурса для предприятий.
Как сотрудники относятся к переводу кадровых документов в электронный формат?
Всё индивидуально, ведь многое зависит от сотрудников. Люди моложе тридцати лет, всю жизнь работающие за компьютером, часто даже удалённо, легко справляются с переходом в цифровую среду.
Существуют и другие группы специалистов: в эксперименте участвуют производственные компании, гигантские заводы, где 80% сотрудников – рабочие, не занимающиеся работой за компьютером каждый день. Как могут относиться к электронным документам люди, всю жизнь взаимодействующие с бумажными?
Согласно статистике по выбору электронной трудовой книжки, небольшое количество людей отдали свой голос за новый формат. Проанализировав выбор, можно заметить: электронную книжку чаще всего выбирают молодые люди, проживающие в крупных городах. Остальные специалисты остаются верны традиционному формату документа.