Процедура оформления передачи документов при смене руководителя

Автор: | 02.11.2023

При смене руководства директору следует не только ознакомить нового руководителя с порядком ведения дел, но и передать ему все документы.

Руководитель должен обеспечить хранение бухгалтерской документации, сведений о компании и передать всё это новому директору при отставке.

Статья 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» в части 4 устанавливает обязанность по передаче документов бухгалтерского учета при смене руководителя организации. Порядок передачи определяет сама организация. В Конституционном Суде РФ недавняя попытка оспорить это требование была отклонена (Определение КС РФ от 28.09.2023 № 2450-О).

Порядок передачи документов при замене руководителя можно урегулировать внутренними документами организации. Однако, это необязательно. Передача документов предыдущему директору новому оформляется отдельными документами.

Увольнение руководителя оформляют Протоколом общего собрания участников или решением единственного владельца. В протоколе целесообразно включить пункт о передаче дел, например: «обеспечить приемку-передачу документов и дела по должности генерального директора».

Документы следует принять по отдельному акту приема-передачи, составление которого должно быть завершено в последний рабочий день уволимого руководителя.

При наличии у компании большой и сложной структуры учредители могут организовать комиссию по приемке-передаче документов и дел на занимаемой должности. Которую обычно формируют с участием главного бухгалтера. Свобода входа в комиссию у увольняющегося директора отсутствует.

Руководство задачами может взять на себя сразу новый руководитель или назначенный учредителями ответственный.

При возникновении конфликта при замене руководителя новый директор или участники могут отказать в принятии документов. В таком случае прежний руководитель может передать их на хранение в архивно-хранилище или к нотариусу.

Подготовка к передаче дел

Согласно статье 277 Трудового кодекса Российской Федерации генеральный директор — материально ответственное лицо. Перед увольнением его могут провести инвентаризация. Об этой проверке решают учредители, руководствуясь мнением главного бухгалтера.

При ограниченном доступе главного бухгалтера к документам, например, оригиналам отдельных договоров и их первичке, хранящейся у директора, необходима проверка этих бумаг.

Какие документы передаются

Действующий директор имеет доступ к учредительным документам компании, лицензиям, важным договорам и первичной документации по ним. При увольнении руководитель обязан передать всю документацию новому руководителю, учредителям или любому лицу, назначенному учредителями ответственным за приемку-передачу дел.

Перечень документов, передаваемых при смене генерального директора, может быть общим для всех.

  • учредительные (регистрационные) документы;
  • Доверенность на деятельность, подтверждения соответствия и прочие правоустанавливающие бумаги.
  • договоры и первичка по ним;
  • доверенности;
  • бухгалтерская документация;
  • Другие бумаги — по ситуации конкретного предприятия.

Акт передачи

Передача полномочий от прежнего руководителя организации новому оформляется актом приема-передачи. Акты составляются в двух экземплярах и могут быть составлены в любой форме, в них необходимо указать:

1. Основные реквизиты

    Дата, порядковый номер и место составления документа.

    ФИО увольняющегося директора;

    Фамилия имя отчество нового руководителя или фамилия имени отчество лица, ответственного за прием документов.

2. Предмет акта и суть действий

Документы по финансово-хозяйственной деятельности организации передал директор.

Список предоставленных документов и их количество страниц.

4. Подписи

Акт о передаче дел директором по увольнению.

АКТ О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ ДИРЕКТОРА


Москва «____» ______20__ г.

Данный документ подтверждает приемку-передачу обязанностей и документации по причине смены руководителя ООО «Название». Причиной замены генерального директора послужил протокол заседания участковых № ____ от «__»_________20__.

Уволенный с поста директора ООО «Название» ФИО передал, а назначенный директором ООО «Название» ФИО принял перечисленные ниже документы общества.

  • Устав и договор об учреждении, 20 листов
  • Список участников, 2 листа
  • Акты заседаний участников по итогам пятидесяти страниц
  • Документ о регистрации в налоговой инспекции, 1 экземпляр.
  • Письмо с информацией об присваивании статистических кодов, одностраничное.
  • Комплект кадровых бумаг включает 120 листов.
  • Полная бухгалтерская документация на триста страниц.
  • Договоры с контрагентами, 80 листов
  • Результаты последней инвентаризации ТМЦ, 30 листов
  • В ведении ООО «Название» находятся документы, подтверждающие право собственности на недвижимость, составленный из девяти листов.
  • Документы, подтверждающие право собственности на транспортные средства компании «Название», составлены из четырех листов.

Документы общества составлены качественно, претензий к их содержанию и оформлению нет.

В распоряжение передано следующее: круглая печать, штампы обществом и ключи от сейфа.

Этот документ был составлен при участии комиссии, учрежденной по решению общего собрания общества с ограниченной ответственностью «Название» под номером __ от «__» _________ 20__.


Состав комиссии:

  • ФИО, должность;
  • ФИО, должность;
  • ФИО, должность;

Данный документ создан в двух копиях: одну предоставляют для одобрения главе общего собрания, другую оставляют у предыдущего руководителя ФИО.


ПОДПИСИ: