В соответствии со статьей 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации, переходу на систему электронного документооборота подлежит письменное согласие работника. Таким образом, работодатель не вправе заставлять сотрудников использовать электронный документооборот.

Отказ работника от кадрового ЭДО

Работники могут отказаться от использования системы электронного документооборота до тех пор, пока не подписано согласие. В случае, если работник еще не подписал соответствующий документ, он вправе отказаться от перехода на электронный документооборот.

Среди факторов, препятствующих переходу сотрудников на электронный кадровый документооборот (КЭДО):

• Негативное отношение к электронным документам, вызванное опасениями по поводу их возможной потери или подделки.
• Отсутствие необходимых навыков работы с компьютером, нехватка уверенности при использовании электронной подписи или специализированных онлайн-платформ.
• Ограничения технического характера, в частности, отсутствие доступа к требуемому оборудованию и сети Интернет.
• Беспокойство по поводу безопасности персональных данных.
• Недостаточное осознание юридической значимости электронных документов и их соответствия бумажным версиям.
• Опасения связаны с невозможностью получить физические экземпляры документов и нечеткостью порядка их получения как во время трудовой деятельности, так и после ее прекращения.

После того, как работник дал согласие на использование системы электронного документооборота, он не вправе отменить его единолично. Данную позицию подтверждают разъяснения Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, представленные в письме от 24 ноября 2022 года № 14-6/ООГ-7321, где подчеркивается, что работник, предоставивший согласие, должен взаимодействовать с работодателем исключительно посредством электронного документооборота.

В случае, если сотрудник дал согласие на электронный документооборот, отказ от него и возврат к традиционным бумажным формам возможен только по согласованию с работодателем.

Работодатель может отменить ЭДО

Работодатель также имеет право в любой момент прекратить использование корпоративной системы электронного документооборота. В этом случае он обязан проинформировать сотрудников о своем решении и вернуть их к использованию бумажных документов.

Компания также имеет право изменить используемую платформу квалифицированной электронной подписи. В этом случае необходимо уведомить работников, предоставить им доступ к новой системе, актуализировать документацию и подтвердить юридическую силу электронных подписей.

Сотрудник имеет право подписывать некоторые документы в электронном виде, а другие – на бумаге, при условии, что это разрешено Положением о функционировании системы электронных документов и не противоречит Трудовому кодексу Российской Федерации. Не следует путать такую практику с дублированием документов на бумажном носителе, что Трудовым кодексом не допускается. Определенные документы, например, приказ об увольнении, трудовая книжка и другие, формируются исключительно на бумаге. При согласии на использование системы электронных документов сотрудник теряет возможность подписывать документы как в электронном, так и в бумажном виде. Переход сотрудника на систему электронных документов на добровольной основе возможен в любое время.